Ik was een van de eerste medewerkers die vanuit huis mocht gaan werken dankzij de zorgen over het Corona virus. Net teruggekeerd uit Portugal, met een lichte verkoudheid, werd ik tot risico bestempeld en mocht ik mijn werkzaamheden vanuit huis gaan voortzetten.
Voordat ik écht mijn draai had gevonden kwam het nieuws al dat het hele bedrijf vanaf woensdag 18 maart, op aanraden van het RIVM, mij zou vergezellen in afzondering. Op het moment van schrijven is dit alweer een goede vier weken geleden en hebben we eigenlijk bijzonder weinig bezwaren ervaren.
Vandaar dat het ons een goed idee leek om middels een blog onze aanpak en ervaringen met jullie te delen. Hopelijk vind je hier een nog niet eerder genoemde tip, of inspireren we met nieuwe ideeën die prettig thuiswerken mogelijk maken.
Voordelen van de Cube cultuur
Wij hebben het geluk dat de kern van onze werkzaamheden achter een beeldscherm plaatsvinden. Het verhuizen van de beeldbuizen, computers en muizen heeft hier geen hele grote impact op. Ook digitaal communiceren is niets nieuws voor ons, dus het team is helemaal klaar voor de drukke e-commerce periode.
Sterker nog, onze designers & developers melden zelfs dat het thuis op sommige vlakken beter gaat. Weinig stoorzenders en veelal goede & afgesloten werkplekken zorgen voor een ongeëvenaarde focus.
Hoe anders is dat voor onze projectmanagers, die veel meer het face-to-face contact missen. Samen met onze partners meedenken en improviseren in deze lockdown economie is een uitdaging waar ze graag de borst voor nat maken! Zo is in recordtijd al de nieuwe thuis-inspiratie site van Quality Wellness Resorts gerealiseerd en zijn andere initiatieven opgestart.
Meer bellen, aansturen, mailen en alles op Discord delen maakt dat we ons deze dagen niet vervelen!
Tips & Tells
Werken vanuit huis kan een hele uitdaging zijn als je niet gewend bent aan de ondersteuning van digitale middelen, vandaar dat wij onze aanpak graag kort willen aanbieden:
1 Al onze medewerkers hebben een werkstation mee naar huis gekregen, voorzien van laptop, beeldscherm & alle benodigde accessoires.
2 Sommige collega’s hebben er voor gekozen om ook hun ergonomische bureaustoel mee te nemen, als die thuis niet aanwezig was werd daar voor gezorgd.
3 Alle Cube collega’s hebben ook een “thuiswerk-overlevingspakket” ontvangen, met een mooie kantoorplant, Cube t-shirt, koffie/thee, lekkers en een vrijmibo.
4 Wij houden dezelfde werktijden aan als voorheen, en proberen ook voor zover mogelijk een werkdag exact hetzelfde te laten verlopen.
5 Zorg dat je aanwezig bent op Discord (groepschat) & bereikbaar bent via telefoon.
6 Zorg voor extra helderheid & uitleg bij het afhandelen van werk tickets.
7 We hebben ook digitaal onze wekelijkse stand-ups en vrijdagmiddagborrel waar we de laatste weken zelfs een quiz aan toegevoegd hebben.
Een goed ingerichte werkplek is namelijk essentieel als je productief wil zijn. Dat je minder productief bent met je laptop op de bank is vrij logisch. Een rustige omgeving met een goed bureau, natuurlijk licht en schermen op ooghoogte is ideaal. Maak je tijdelijke kantoor compleet met een plant of twee, deze hebben namelijk een bewezen te helpen met concentratie, geheugen & stress!
Een goede houding is minstens zo belangrijk. Wees goed voor je rug en richt je werkplek zo in dat je goed kan zitten. Houd een rechte rug en zorg dat je voeten plat op de grond staan. In deze video van 2 minuten legt een fysiotherapeut het aan je uit.
Het allerbeste is een afgesloten ruimte, is dit niet mogelijk vermijd dan vooral de slaapkamer. Zo voorkom je dat je deze ruimte met eventuele werkstress gaat associëren.
Je ritme & rituelen om de werkdag heen helpen je met het thuiswerken. Blijf geen 2 uur langer liggen nu je niet hoeft te reizen, ga niet in je pyjama achter de laptop zitten en breek je dag op in behapbare brokken. Als jou dit goed lukt, help dan bijvoorbeeld ook de workaholics op kantoor door ze af en toe te herinneren aan een korte koffiepauze!
Sta regelmatig even op, rek & strek of loop een rondje. Voer je telefoongesprekken bijvoorbeeld staand of breng op andere wijze beweging in je rooster. Ik heb het geluk van een hond, en ga dan ook om de twee uur een klein blokje om voor een frisse neus.
Werk je met een ticket-systeem zoals Trello, Jira of Gitlab? Dan is het vooral nu belangrijk om zo duidelijk mogelijk te zijn met alle uitleg omtrent het oppakken en oplossen van elk ticket. Miscommunicatie is in normale omstandigheden al een lastig pakket, alles wat je kan doen om dit te verminderen tijdens het thuiswerken is mooi meegenomen.
Gesimuleerd samenzijn
Het missen van sociaal contact, en het opbreken van je dagelijkse ritme, maken dat zo’n periode thuiswerken heel lastig & lang kan lijken. Vandaar dat we hard proberen om hier zoveel mogelijk continuïteit in te behouden, ondanks het duidelijke gemis.
We waren al wel gewend aan dagelijks gebruik van Discord, echter blijkt 100% communiceren via deze chatsessies zeker een nieuwe uitdaging.
Er zijn dan ook speciale voice-channels opgezet zodat er tussendoor makkelijk een korte babbel kan plaatsvinden. Collega’s komen ook in de pauze wel eens samen op deze kanalen voor een virtuele thee krans en een dosis normaliteit.
De Vrijmi-digi-boquiz!
Met het hele bedrijf in een video-call is toch wat anders dan met z’n allen gezellig in een groep staan, een quiz leent zich er uitstekend voor als rode draad te dienen terwijl het genoeg ruimte laat voor collectief commentaar.
De kahoot quiz die in no-time geïntegreerd werd in de digitale vrijdagmiddagborrel is een groot succes. Elke week nieuwe collega quizmasters die met behulp van vergezochte vragen wat leven in de brouwerij brengen, elke week een heerlijke hoofdprijs.
Hulp nodig?
Niet iedereen kan alle werkplekken & processen oppakken en simpelweg naar de woningen van werknemers verplaatsen. Wij staan paraat om hulp te bieden bij het meedenken in oplossingen, digitaliseren van processen en opzetten van online ondersteuning.
Say hi@cube.nl
Wij wensen iedereen in ieder geval veel sterkte, succes en gezondheid in deze rare tijd.
Hopelijk tot snel in Oldenzaal!