Van portaal naar webshop
Onze samenwerking begon met de ontwikkeling van een portaal gericht op zakelijke klanten. Dit portaal faciliteerde onder andere de leasing en het onderhoud van printers, met specifieke aandacht voor contractmanagement en de registratie van onderhoudsverzoeken. De eerste fase richtte zich vooral op het creëren van een stabiel en schaalbaar platform, dat later kon worden uitgebreid met een consumentenwebsite en een op maat gemaakte webshop.
De uitdaging van een AFAS-integratie
Een van de meest technische en complexe onderdelen van het project was de integratie van de webshop met de bestaande AFAS-omgeving van Nou. AFAS fungeert als het centrale ERP-systeem voor onder andere klantbeheer, bestellingen, contracten en financiële administratie. De uitdaging was om de webshop volledig te synchroniseren met AFAS, zonder gebruik te maken van een extern e-commerce platform zoals Shopware, Shopify, Magento of Lightspeed.
Gegevensuitwisseling tussen AFAS en de webshop
De integratie tussen AFAS en de webshop draait om het gebruik van de GetConnector en UpdateConnector. Deze connectoren vormen de kern van de communicatie tussen de systemen, waardoor gegevens continu worden bijgewerkt en gesynchroniseerd.
De GetConnector haalt relevante gegevens zoals klantinformatie, producten en prijzen direct uit AFAS en deelt deze met de webshopmodules, zonder handmatige invoer. De UpdateConnector zorgt ervoor dat wijzigingen in de webshop, zoals nieuwe bestellingen of klantgegevens, automatisch teruggeschreven worden naar AFAS. Zo is de data altijd kwalitatief en actueel.
Periodieke synchronisatie zonder webhooks
AFAS ondersteunt geen webhooks, wat betekent dat er geen automatische meldingen worden verstuurd wanneer gegevens in het systeem worden aangepast. Daarom hebben we een systeem van periodieke synchronisaties geïmplementeerd. Afhankelijk van de aard van de data worden er twee soorten synchronisaties uitgevoerd:
Volledige synchronisatie: Dit proces haalt tweemaal per dag alle gegevens op uit AFAS en zorgt ervoor dat eventuele verwijderde of gewijzigde records worden bijgewerkt. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat de webshop altijd volledig in lijn is met de laatste updates uit AFAS.
Gedeeltelijke synchronisatie: Dit proces draait elke vijf tot tien minuten en haalt enkel de wijzigingen op die in die periode zijn doorgevoerd. Hierdoor kunnen we snel en efficiënt kleine aanpassingen verwerken, zonder dat er onnodig veel data wordt opgehaald.
Deze combinatie van volledige en gedeeltelijke synchronisaties zorgt ervoor dat de webshop nauw verbonden blijft met AFAS, zonder dat er grote hoeveelheden data onnodig worden verwerkt. Dit systeem is bijzonder waardevol voor de stabiliteit en snelheid van de webshop, omdat het gebruik van overbodige data wordt geminimaliseerd.
Vertaallaag in het DMP
Een andere technische innovatie in dit project was de implementatie van een vertaallaag in het Datamanagementplatform (DMP). Deze vertaallaag zorgt ervoor dat de gegevens die worden opgehaald uit AFAS op een efficiënte manier verrijkt en aangepast kunnen worden voordat ze naar de webshopmodules worden gestuurd.
Een goed voorbeeld hiervan is de logica rondom de productcategorieën die Nou gebruikt. AFAS biedt beperkte mogelijkheden om productstructuren op een gedetailleerd niveau vast te leggen. Nou maakt gebruik van een interne systematiek waarbij productcategorieën zijn opgebouwd uit een 3-cijferige code.
Productcategorieën
Bijvoorbeeld, categorie 100 staat voor papier, categorie 110 voor plotterpapier, en categorie 111 voor gecoat papier. Deze logica wordt in het DMP verwerkt en vertaald naar een structuur die begrijpelijk en bruikbaar is binnen de webshop, zonder dat er wijzigingen hoeven te worden aangebracht in AFAS.
Maatwerk logica en modulebeheer
Elke functionaliteit van integratie is volledig afgestemd op de specifieke behoeften en processen van Nou. De verschillende modules, waaronder de website, het klantenportaal en de webshop, opereren zelfstandig binnen het datamanagementplatform (DMP). Tegelijkertijd maken ze deel uit van één geïntegreerd systeem dat continu met AFAS communiceert. Het DMP fungeert als een centraal knooppunt, waardoor de modules eenvoudig beheerd kunnen worden.
Het DMP speelt ook een rol in het filteren van ongewenste data. Stel dat een gebruiker een e-mailadres heeft dat bijvoorbeeld niet meer relevant is voor de webshop, maar nog wel in AFAS moet blijven. In dat geval kan de data in het DMP worden aangepast zonder wijzigingen in AFAS, wat zorgt voor een strakke en relevante dataset voor de webshop.
Voordelen van directe AFAS-integratie
Door de webshop direct te integreren met AFAS, werd de noodzaak van een e-commerce platform overbodig. Dit bracht verschillende voordelen met zich mee, zowel technisch als organisatorisch:
Single Source of Truth (SSOT): AFAS blijft de centrale plek waar alle belangrijke bedrijfsgegevens worden beheerd, van productinformatie tot klantgegevens. Dit voorkomt dat er ongelijkheden ontstaan tussen verschillende systemen.
Maatwerk logica: Doordat het systeem is aangepast aan de interne processen van Nou, kunnen specifieke bedrijfslogica en klantgerichte ervaringen eenvoudig worden geïmplementeerd, zoals gepersonaliseerde prijzen en productaanbod voor individuele klanten.
Data-integriteit: Door het gebruik van AFAS-connectoren is de data die binnenkomt in de webshop altijd actueel en volledig in lijn met de interne bedrijfsvoering van Nou. Dit voorkomt dat er fouten ontstaan bij het verwerken van bestellingen of klantinformatie.
Flexibiliteit en schaalbaarheid: De op maat gemaakte webshop kan eenvoudig worden uitgebreid met nieuwe functionaliteiten zonder dat het systeem ingewikkelder wordt. Dit maakt het geschikt voor toekomstige groei en veranderende markten.
Kostenbesparing: Geen extra abonnementskosten voor additionele e-commerce software zoals Shopify of Magento of bijbehorende plugins.
Klaar voor groei?
De op maat gemaakte webshop voor Nou illustreert hoe een directe integratie met AFAS Software technische en organisatorische voordelen oplevert, die volledig aansluiten op de behoeften van de organisatie. Dit betekent echter niet dat e-commerce platforms zoals Shopify of Magento niet waardevol kunnen zijn in andere situaties.
In veel gevallen bieden deze platforms efficiënte en kant-en-klare oplossingen, vooral voor bedrijven die snel willen opschalen of minder behoefte hebben aan complexe maatwerkoplossingen. In het geval van Nou bood maatwerk de flexibiliteit en controle die nodig waren, maar voor andere bedrijven kan een standaard e-commerce platform net zo goed voldoen. De keuze voor een maatwerk webshop of een bestaand platform hangt dus sterk af van de specifieke eisen en infrastructuur van de organisatie.