Stichting Onderwijsbegeleiding

Van tijdrovende administratie naar digitale efficiëntie met een nieuw portaal

Stichting Onderwijsbegeleiding heeft als missie om ieder kind gelijke kansen te bieden in het onderwijs door middel van persoonlijke (huiswerk)begeleiding en ondersteuning. Door de toenemende vraag naar hun diensten werden de interne processen van de stichting steeds zwaarder belast. Hierdoor werd het steeds moeilijker voor de organisatie om de vraag naar begeleiding efficiënt te beheren. Om zich voor te bereiden op de toekomst besloot Stichting Onderwijsbegeleiding samen te werken met Cube, met als doel hun digitale werkprocessen te optimaliseren en een onboardingsprogramma te ontwikkelen. Op deze manier kunnen meer leerlingen de ondersteuning krijgen die ze verdienen en kan men intern het werk eenvoudiger en sneller uitvoeren.

Handmatige planningsmethoden en tijdrovende administratie

De groeiende vraag naar ondersteuning legde veel druk op de interne processen van Stichting Onderwijsbegeleiding. Handmatige planningen die wel 12 uur per week in beslag namen en tijdrovende administratie zorgden voor een hoge werkdruk bij medewerkers. Doordat er geen centraal systeem was, was het lastig om begeleiders efficiënt in te plannen en informatie overzichtelijk te houden. Dit leidde tot onduidelijke communicatie en foutgevoelige processen. De behoefte aan een centraal platform dat deze processen kon stroomlijnen en overzicht bood aan alle betrokkenen werd steeds dringender.

Een portaal afgestemd op alle gebruikersgroepen

Het nieuwe, op maat gemaakte portaal optimaliseert de werkprocessen van Stichting Onderwijsbegeleiding en is ontwikkeld om medewerkers te trainen via een academy, gefinancierd met behulp van een subsidie en meerdere fondsen. Dit portaal sluit aan op de behoeften van alle gebruikersgroepen:

Begeleiders: Via een overzichtelijk dashboard kunnen begeleiders hun beschikbaarheid doorgeven, lessen inzien, logboeken inzien en aanpassen en ze kunnen declaraties indienen. Dit helpt hen om hun tijd optimaal in te delen, zodat er meer aandacht is voor waar het echt om draait: de begeleiding van leerlingen.
Beheerders: Hebben nu de mogelijkheid om declaraties goed- of af te keuren, nieuwe locaties toe te voegen en roosters automatisch op te stellen. Hierbij wordt rekening gehouden met de voorkeuren en beschikbaarheid van begeleiders, waardoor last-minute wijzigingen eenvoudig doorgevoerd kunnen worden zonder dat er handmatig naar vervanging gezocht hoeft te worden.
Intakers: Kunnen leerlingen ‘intaken’, waarbij ze persoonlijke gegevens en achtergrondinformatie verzamelen. Ze kunnen doelen en actiepunten vastleggen die tijdens het begeleidingstraject worden gevolgd. Op deze manier wordt voor elke leerling een duidelijk profiel opgebouwd, zodat begeleiding vanaf het begin nauwkeurig kan worden afgestemd op hun specifieke behoeften.
Mentoren: Bewerken de aandachtspunten van de leerling en zijn de contactpersoon voor ouders van de leerlingen. Ze houden contact met begeleiders en vullen logboeken in met notities over hoe het gaat met de leerlingen. Deze logboeken bieden een continu overzicht van de ontwikkeling van de leerling en helpen bij het vroegtijdig signaleren van eventuele problemen.

Les- en leerling specifieke overzichten

Op lesniveau biedt het portaal een compleet overzicht van start- en eindtijden, locatie, betrokken leerlingen en contactpersonen voor calamiteiten. Begeleiders kunnen op lesniveau notities toevoegen om vast te leggen wat er tijdens de les is gebeurd. Dit zorgt ervoor dat er een duidelijk beeld is van het verloop van de les en eventuele actiepunten voor de volgende sessie.

Op leerlingspecifiek niveau kunnen begeleiders en mentoren eenvoudig leerlinggegevens beheren, doelen toevoegen en logboeken bijwerken. Het systeem maakt het mogelijk om per leerling notities vast te leggen, zoals het uitdelen van een rode, oranje of gele kaart bij bijzonder gedrag, zodat betrokkenen direct kunnen inspelen op de situatie. Deze leerlingspecifieke overzichten maken het eenvoudig om de voortgang van individuele leerlingen te volgen en waar nodig bij te sturen, zodat de begeleiding op maat blijft en afgestemd op de behoefte van de leerling.

“De samenwerking met Cube heeft onze manier van werken compleet veranderd. Waar we eerder vastliepen in inefficiënte systemen, hebben we nu een portaal dat ons helpt sneller en slimmer te werken. Dit geeft ons de ruimte om te groeien, nog meer leerlingen te helpen en hun de aandacht geven die zij verdienen.”

Stefan Even — Directeur Stichting Onderwijsbegeleiding

Klaar voor de toekomst

De samenwerking tussen Stichting Onderwijsbegeleiding en Cube heeft geleid tot een toekomstbestendig platform dat klaar is voor verdere groei. Het nieuwe portaal ondersteunt de stichting in alle aspecten van hun werk, van planning en administratie tot begeleiding en kennisdeling. Door de automatisering van tijdrovende processen, zoals het opstellen van roosters en het beheren van declaraties, heeft de stichting aanzienlijk meer tijd en middelen kunnen vrijmaken om zich te richten op waar het écht om draait: het ondersteunen van leerlingen.

Door deze digitale oplossing is de werkdruk voor begeleiders verminderd, hierdoor kan Stichting Onderwijsbegeleiding meer kinderen de benodigde begeleiding bieden. Dit platform stelt de organisatie in staat om niet alleen in te spelen op de huidige vraag, maar ook flexibel te groeien naarmate hun diensten uitbreiden, waardoor ze hun missie van gelijke kansen voor elk kind nog beter kunnen waarmaken.