Emballagebeheer is het bijhouden van herbruikbaar transportmateriaal, zoals pallets, containers en kabelhaspels: waar het is, in welke staat en wanneer het terugkomt. Met track & trace zie je dat live, in plaats van achteraf in je administratie. Zo voorkom je dat materieel ergens stilstaat, dat vrachtwagens voor niets rijden en dat je bijkoopt wat je al hebt.
Waarom loopt emballagebeheer zo vaak mis?
Emballagebeheer loopt mis zodra materieel de deur uit gaat. Je weet wat je hebt meegegeven, maar niet wat er daarna mee gebeurt. Een emballageadministratie, zoals ERP-pakketten als AFAS die aanbieden, houdt bij welke emballage volgens de boeken bij welke relatie staat. AFAS noemt dat zelf wat er "in theorie" bij een relatie zou moeten zijn. In de praktijk staat de haspel op een bouwplaats, de pallet achter een loods en de container bij een onderaannemer die op geen enkele lijst voorkomt.
De gevolgen zijn herkenbaar: je zoekt, je belt en je koopt bij. Projecten lopen vertraging op omdat materiaal niet terug is. En soms rijdt er een vrachtwagen naar een adres waar niets meer staat. Dat speelt overal waar materieel rondreist en terug moet komen: in transport en logistiek, bouw, civiele bouw en sloop, infrastructuur, verhuur en evenementen. Elke sector heeft eigen processen en eigen systemen. Daarom bouwt Cube emballagebeheer op maat, op de systemen en werkwijzen die er al zijn.
Wat is het verschil tussen emballageadministratie en track & trace?
Emballageadministratie vertelt waar je materieel volgens de boeken hoort te zijn. Track & trace laat zien waar het werkelijk is en in welke staat. Slim emballagebeheer legt die twee beelden over elkaar. Track & trace werkt met een herkenningspunt op elk item. Dat kan een barcode of QR-code zijn die je scant bij uitgifte en retour, of een tracker die zelf zijn locatie doorgeeft. Trackers, sensoren en een app die met elkaar praten: dat is waar IoT-oplossingen over gaan. De laatste stap is de koppeling met je ERP. Pas als scans en administratie hetzelfde beeld geven, stuur je op cijfers in plaats van op gevoel.
Wat levert emballagebeheer met track & trace op?
Track & trace levert vooral minder verspilling op: minder zoeken, minder lege ritten en minder dubbel ingekocht materieel. Dat merk je op zes plekken.
Weten waar alles staat
Een tracker geeft de locatie van haspels, containers of bouwmaterialen door. Zo hoef je niet te zoeken en loopt geen project vertraging op.
Voorraad die klopt
Je ziet hoeveel emballage er beschikbaar is en hoeveel er nog rondreist. Zo bestel je op tijd bij, en niet meer uit voorzorg.
Schade direct gemeld
Wie beschadigde emballage scant, meldt de schade meteen in de app. Zo blijft alleen veilig en bruikbaar materiaal in roulatie.
Onderhoud op tijd
Een melding vooraf laat zien wanneer materiaal onderhoud of vervanging nodig heeft. Dat voorkomt verrassingen en stilstand in je operatie.
Ophaalroutes in plaats van zoekroutes
Met de locaties in beeld plan je het ophalen en retourneren in één rit langs de juiste adressen. Dat scheelt tijd, kilometers en kosten.
Vaker hergebruiken
Emballage die terugkomt, gaat opnieuw mee. Dat verlengt de levensduur, beperkt afval en verkleint je ecologische voetafdruk.
Hoe pakte de Twentsche Kabelfabriek haar haspelbeheer aan?
De Twentsche Kabelfabriek (TKF) koppelt trackers aan haar kabelhaspels met een app die Cube samen met TKF bouwde. Klanten melden een haspel daarna in drie stappen retour. TKF is een internationale producent van kabels en systemen voor onder meer energie, spoorwegen, onderzeese toepassingen en infrastructuur. De kabels gaan de deur uit op grote haspels, en die haspels blijven eigendom van TKF. Raakt zo'n haspel uit het zicht, dan staat hij ergens stil en rijdt er een vrachtwagen voor niets. Trackers waren er al. Het knelpunt zat in de stap ervoor: iemand moest elke tracker aan de juiste haspel koppelen, snel en zonder fouten.
Zo werkt de haspel-app van TKF.
De app regelt drie dingen: trackers koppelen, haspels retour melden en veilig uitrollen binnen TKF.
Tracker koppelen
Je logt in en scant de barcode op de haspel. De app controleert meteen of de barcode klopt en of de tracker niet al aan een andere haspel hangt. Daarna verbindt je telefoon via NFC met de tracker. Barcode en tracker staan dan gekoppeld in de database van TKF, en een succesmelding bevestigt het.
Retour melden
Klanten melden haspels retour in drie stappen: scannen, klikken, verzenden. De app leest de QR-code op de haspel, herkent de juiste maat en vult de locatie in via GPS. Bij meerdere haspels van dezelfde maat hoog je het aantal op, in plaats van elke haspel apart te scannen. Zo plant TKF het ophalen zonder onnodige ritten.
Veilig uitrollen
De app draait op Android en staat bewust niet in Google Play. De applicatiebeheerder van TKF zet hem via Microsoft Intune op de juiste toestellen. Gebruikers loggen in via single sign-on met Azure AD, zodat de toegang centraal geregeld is.
Wat je kunt zien, kun je plannen. En wat je kunt plannen, hoef je minder vaak bij te kopen.
Waar begin je met slim emballagebeheer?
Begin bij het materieel dat je het meeste kost als het zoekraakt, en bij de mensen die het moeten scannen. De techniek is meestal het kleinste probleem. Het gebruik in de praktijk bepaalt of het werkt.
Breng in kaart wat er rondreist. Welke soorten emballage, hoeveel, en naar welke adressen.
Kies per item hoe je het herkent. Een code om te scannen is goedkoop. Een tracker die zelf zijn locatie doorgeeft, loont bij duur of vaak zoekgeraakt materieel.
Bepaal wie wat meldt. Je eigen mensen, de chauffeur of de klant. Hoe minder stappen, hoe groter de kans dat het ook echt gebeurt. Bij TKF zijn het er drie.
Koppel het aan je administratie. Dan zijn scans geen losse data meer, maar een actueel overzicht per relatie.
Begin klein, met één soort emballage en één proces, en breid uit zodra het werkt. Bij die eerste inventarisatie denkt Cube graag met je mee.
Klaar voor de volgende stap? Wij ook.
Ook het emballagebeheer van jouw organisatie verbeteren? Laten we kennismaken en de mogelijkheden verkennen.
Dit sluit mooi aan.
Processen digitaliseren: 7 stappen om te starten zonder chaos
Business management software: standaard of maatwerk?
Hoe maak je digitale impact met een verouderd ERP-systeem?
Vragen over emballagebeheer? Geen probleem.
Emballagebeheer is het bijhouden van herbruikbaar transportmateriaal zoals pallets, containers, kratten en haspels: waar het is, in welke staat en wanneer het terugkomt. Internationaal heet dit returnable transport item management, of RTI management.
Emballageadministratie houdt bij welke emballage volgens de boeken bij welke relatie staat. Track & trace laat met scans of trackers zien waar het materieel werkelijk is. Samen geven ze één betrouwbaar beeld.
Je geeft elk item een herkenningspunt, zoals een barcode, QR-code of tracker, en scant het bij uitgifte en retour. Een app koppelt die scans aan het juiste item en de juiste relatie.
Voor de administratie volstaat soms de emballagemodule van je ERP-pakket, zoals AFAS die heeft. Wil je ook zien waar het materieel werkelijk is, dan heb je scans of trackers nodig en een koppeling die die gegevens naar je ERP brengt.
Voor elke sector waarin materieel rondreist en terug moet komen, zoals transport en logistiek, bouw en infrastructuur, verhuur, evenementen en de maakindustrie. Daar kost elk zoekgeraakt item geld, tijd of een extra rit.