Past standaard ERP business software niet bij hoe jij werkt? Met een maatwerk ERP bouw je het systeem rond je eigen processen, zodat je efficiënter werkt zonder concessies aan wat jouw organisatie uniek maakt.
ERP op jouw processen
Minder beperkingen
Meer grip en efficiëntie
ERP staat voor Enterprise Resource Planning, de business software die je kernprocessen samenbrengt en de ruggengraat van je operatie vormt. Een ERP-koppeling is een technische verbinding tussen je ERP-systeem (zoals AFAS, Exact of SAP) en de andere applicaties in je landschap. Zodra die staat, stroomt data automatisch: orders van je webshop naar je boekhouding, voorraad van je magazijn naar je productpagina's, klantgegevens van je CRM naar je portaal. De koppeling bouwt de brug tussen die ruggengraat en de rest van je systemen, bijna altijd via een API, zodat alles samenwerkt alsof het één geheel is terwijl elk systeem doet waar het goed in is. Standaardkoppelingen volstaan lang niet altijd: als jouw proces afwijkt van wat een pakket verwacht, is maatwerk nodig om de systemen echt op jouw manier van werken te laten aansluiten. Hoe vraag, levering en financiën in één planningscyclus samenkomen, staat in het artikel over integrated business planning.
Standaard ERP business software geeft je vaste modules die je inricht naar je organisatie. Bij maatwerk gaat het andersom: het systeem volgt jouw processtappen, velden en rollen. Je investeert vooraf meer, maar past je werkwijze niet aan het pakket aan.
Dat verschil zie je pas echt terug in de jaren daarna. Bij een standaardpakket groeit de maatwerklaag mee met elke uitzondering die je erin wilt hebben, en elke update van de leverancier raakt die laag. Bij een eigen ERP zit de uitzondering in het ontwerp en is een update jouw beslissing.
Herkenbaar?
Mismatch
Je kiest voor een standaardsysteem, maar moet alsnog van alles laten ontwikkelen om je proces erin te krijgen. Elke update van AFAS, Exact of SAP brengt het risico mee dat die aanpassingen breken.
Inrichting
Dure consultants bedenken hoe het pakket binnen je organisatie past. Ze redeneren vanuit de werking van het systeem, niet vanuit de manier waarop jij werkt.
Ballast
Je betaalt voor een systeem vol functies, maar gebruikt er straks maar een klein deel van. Ondertussen doet Excel het echte werk: productieplanning, voorraad, orderafhandeling.
Een maatwerk ERP wint in drie situaties. Eén: je kernprocessen zijn echt specifiek, zoals een hybride verhuur-verkoopmodel of een branchespecifieke productielogica die geen pakket dekt. Twee: je organisatie is groot genoeg om jaarlijkse doorontwikkeling te dragen. Drie: het systeem gaat zeven jaar of langer mee, want dan compenseert de hogere ontwikkelinvestering ruimschoots de lagere licentielast. Herken je minder dan twee van deze drie? Dan is een standaardpakket vaak de verstandigere keuze.
Wanneer een ERP-systeem niet meer aansluit op jouw processen, zijn er drie routes. Welke wint hangt af van vier factoren: procesfit, organisatiegrootte, gewenste levensduur en data-architectuur. Hieronder de drie routes onder elkaar.
Bij route 1 behoud je een standaardpakket (AFAS, Exact, Microsoft Dynamics, SAP) en koppel je dit met maatwerk-integraties aan je webshop, CRM, klantportaal of WMS. Geschikt wanneer 80% of meer van je processen overlapt met wat het pakket standaard biedt. Verreweg de meest gekozen route in de Nederlandse mid-market, en de juiste keuze als jouw processen redelijk standaard zijn
Bij route 2 wordt het ERP-systeem vanaf de grond opgebouwd rondom jouw processen. Geschikt wanneer kernprocessen écht specifiek zijn en geen pakket ze dekt zonder zware maatwerklaag. Denk aan hybride bedrijfsmodellen, branchespecifieke productie- of dienstverleningslogica, of complexe klant-leverancier-workflows. Cube bouwt sneller dan je zou verwachten. Dat komt door AI gedreven development, maar ook doordat we onderdelen hergebruiken die we eerder hebben opgeleverd: gebruikersrechten, logging van wat er in het systeem gebeurt, koppelingen met andere systemen en rapportages. Wat overblijft, is de logica die echt van jou is.
Bij route 3 verdwijnt het ERP als centraal systeem en wordt vervangen door een combinatie van een standaardpakket voor boekhouding plus maatwerk-software (klantportaal, B2B-webshop, data-platform) die de bedrijfslogica afhandelt. Geschikt wanneer de échte waarde zit in klantinteractie of partnerinteractie, en de boekhoudingslaag prima in een pakket past. Belangrijk bij deze route: data-eigenaarschap moet vooraf helder belegd zijn en koppelingen moeten bidirectioneel werken. Anders ontstaat alsnog een complex koppelingenlandschap.
- 80% of meer overlap met een standaardpakket
- 25 tot 100 medewerkers
- Beperkt jaarlijks doorontwikkelbudget
- Lage afhankelijkheid van één bouwer belangrijk
- Kernprocessen specifiek voor jouw organisatie
- 100 tot 500 medewerkers
- Gewenste levensduur 7 tot 10 jaar
- Jaarlijks doorontwikkelbudget aanwezig
- Centrale data-architectuur belangrijk
- Waarde zit in klant- of partnerinteractie
- 100 tot 500 medewerkers
- Boekhouding past in een standaardpakket
- Snel resultaat gewenst
- Bereid data-eigenaarschap goed te ontwerpen
"Wij werken al jaren nauw en prettig samen met onze digital partner Cube. Jaren geleden begon het met een nieuwe website en app, tegenwoordig staan ze ons bij met doorontwikkelingen van die producten, als ook advies en nieuwe digitale producten. Een prettige en goede samenwerking!"
"In 2018 waren wij op zoek naar een partner voor een digitale transformatie. De keuze voor Cube was snel gemaakt. Concluderend zijn wij super tevreden over onze langdurige samenwerking met Cube en we zien uit naar de toekomst om samen nog meer succesvolle projecten te gaan realiseren!"
"Erg tevreden over Cube. Ze hebben inmiddels twee websites voor ons ontwikkeld en we zijn erg blij met het resultaat. Goede communicatie, korte lijnen en een team dat meedenkt. Fijne partij om mee samen te werken!"
"Wat een digitale helden! Oosterse nuchterheid met wereldwijsheid vanuit het hele universum. Ze leveren prachtig werk!"
"Superfijne ervaringen met dit bedrijf, ze hebben een mooie website en goed doordachte configurator voor ons gebouwd. Ze zijn super professioneel in de aanpak en er is altijd inzicht in wat gaat komen. De applicaties die ze bouwen zijn echt op maat gemaakt en daarom supersnel, terwijl het er altijd gelikt uitziet. Perfect!"
Stel jezelf deze vier vragen
Past jullie kernproces in een standaardpakket?
Kijk naar wat jullie écht onderscheidt. Een hybride verhuur-verkoopmodel, een branchespecifieke productielogica of een bijzondere workflow tussen klanten en leveranciers. Raakt zoiets de kern van je bedrijf, dan dek je dat zelden af zonder een zware maatwerklaag op een standaardpakket. En precies die laag wordt fragiel: elke update van AFAS, Exact of SAP brengt het risico mee dat je aanpassingen breken. Hoe specifieker je proces, hoe meer maatwerk in je voordeel werkt.
Buig jij je proces naar de software, of andersom?
Bij een standaardpakket schuiven al snel dure consultants aan om te bedenken hoe het systeem binnen jouw organisatie past. Ze redeneren vanuit de werking van het pakket, niet vanuit de manier waarop jullie werken. Je past je proces dus aan de software aan, terwijl het andersom zou moeten. Bij maatwerk bouwen we rond jouw manier van werken, niet eromheen.
Hoeveel van het systeem ga je echt gebruiken?
Een standaardpakket zit vol functies, maar in de praktijk gebruik je er vaak maar een klein deel van. Je betaalt voor modules waar niemand naar omkijkt. En wat het pakket níet goed dekt, lost je team op in Excel: productieplanning, voorraadberekening, orderafhandeling. Die handmatige slag tussen systemen kost uren per week en gaat af en toe mis. Maatwerk doet precies wat jij nodig hebt, en niet meer dan dat.
Hoeveel kost het op de lange termijn?
Kijk naar een ERP voor productmanagement en orderafhandeling, inclusief de koppeling met je achterliggende systemen. Een SaaS-platform kost gemiddeld zo'n 70.000 euro om op te zetten en te implementeren, plus ongeveer 5.000 euro per maand. Maatwerk vraagt vooraf meer, rond de 110.000 euro, maar de maandlasten liggen lager: zo'n 3.000 euro. Dat scheelt 2.000 euro per maand, waarmee de extra investering zich in ongeveer 20 maanden terugverdient. Daarna betaal je alleen onderhoud en doorontwikkeling, en loopt het voordeel verder op. Deze bedragen zijn gemiddelden en dienen ter indicatie: de werkelijke kosten hangen af van de exacte scope en kunnen daardoor afwijken.
Twijfel je nog welke route bij je past?
Logisch, want dit is geen kostenkeuze maar een keuze over procesfit. De cijfers hierboven zijn gemiddelden voor een ERP voor productmanagement en orderafhandeling, bedoeld om een gevoel te geven bij de verhouding. Hoeveel processen je wilt ondersteunen, hoe specifiek je logica is en welke systemen er moeten koppelen bepalen waar het omslagpunt voor jou precies ligt. Vertel ons hoe jullie processen lopen, dan rekenen we de terugverdientijd voor jouw situatie door.
Van vastlopend proces naar werkende software. Hoe werkt dit in de praktijk?
Incorpe begeleidt ondernemers bij overnametrajecten: een proces met meerdere fasen waarin vertrouwelijke documenten met opdrachtgevers en investeerders worden gedeeld. Dat liep voorheen via losse Excel- en Word-bestanden en e-mailstromen. Cube bouwde Transact, een portaal rondom de werkwijze van Incorpe in plaats van een standaardoplossing. Het hele overnameproces komt nu samen in één omgeving, van de eerste documentatie tot de getekende NDA, met digitale ondertekening en live inzicht voor alle betrokkenen.
BTR Trainingen groeide snel, en die groei bracht onrust: iedereen had zijn eigen manier van werken, met losse documenten en handmatige rapportages. Cube bouwde geen klassiek leerplatform met cursussen, maar een systeem dat de hele dienstverlening organiseert. Intakeformulieren, deelnemerslijsten, planning voor trainers, evaluaties en certificaten komen samen in één centrale omgeving, met automatische intakes en evaluaties en vijf gebruikersgroepen die elk hun eigen weergave hebben. Het resultaat: ruimte om te groeien zonder de persoonlijke aanpak te verliezen.
Na een fusie van drie organisaties wilde NOU de zakelijke printmarkt vernieuwen, met geautomatiseerde interne processen als uitgangspunt. Cube bouwde één digitaal platform waarin website, klantportaal en webshop samenkomen, direct gekoppeld aan het bestaande ERP dat alle bestellingen beheert. Klanten bestellen producten als cartridges en toners rechtstreeks via die koppeling, zonder handmatige tussenstap. Binnen twee maanden na lancering steeg de klanttevredenheid en draaiden meerdere verkoopprocessen geautomatiseerd.
Een ERP-systeem bouwen is één ding. Een systeem bouwen dat echt aansluit op hoe jullie werken, vraagt om meer. Cube combineert strategie, design en technologie om oplossingen te ontwikkelen die niet alleen werken, maar ook bijdragen aan groei. Door eerst te begrijpen waar je processen echt om draaien, ontstaat een systeem dat past bij je organisatie in plaats van andersom. Met meer dan 15 jaar ervaring in maatwerk en integraties weten we hoe complexe processen vertaald worden naar werkbare software. Niet door standaardmodules op elkaar te stapelen, maar door te bouwen wat nodig is en weg te laten wat dat niet is. Het resultaat is een systeem dat processen versnelt, handmatig werk vermindert en met je organisatie meegroeit: voor zowel je team als je klanten.
Van de eerste kop koffie, tot het verder uitbouwen van het digitale landschap. Vier heldere fasen die onze samenwerking beschrijven en richting geven aan groei.
Kansen en richting verkennen
Strategische sessie waarin we samen kansen, trends en optimalisaties vertalen naar concrete impact voor het digitale landschap.
Afbakenen scope, business case en prototype
Compacte inventarisatiefase waarin we de digitale vraag terugbrengen tot een heldere business case, scope, prototype en vervolgrichting.
Ontwerpen en realiseren
Hier wordt de scope een ontwerp: eerst UX/UI, dan de techniek. Daarna bouwen we de eerste versie van de applicatie en leveren die op.
Optimaliseren en doorontwikkelen
Partnership overeenkomst voor continuïteit, doorontwikkeling en optimalisatie. We werken op basis van ons waardepunten-model.
Samen de juiste keuze maken
Vertel ons hoe jullie processen lopen. We denken mee over de ERP-route die het beste past en maken inzichtelijk wat die keuze je oplevert.
Amber Projectmanager
Bart Developer
Bernard Developer
Bob Test Engineer | Security & Privacy
Demi Officemanager
Dennis Full Stack Developer
Guus Full Stack Developer
Jarno Business Director
Jarno Back-end Developer
Jasper Developer
Jenne Marketing Manager
Jeroen Back-end Developer
Job CEO | Directie
Joost Tech Lead | Team Pentagon
Jordy Software Architect
Justin Tech Lead | Team Hexagon
Kevin Developer
Laura Digital Designer
Maartje Content Marketeer
Mans Operations Manager
Marcus Projectmanager
Marleen Projectmanager | Team Lead Octagon
Mart Front-end Developer
Melanie Projectmanager | Team Lead Hexagon
Mick Tech Lead | Team Nexus
Nicky Projectmanager | Team Lead Nexus
Onno Business Controller
Remi Software Architect
Rogier Business Consultant
Rosan Manager People & Organization
Roy Full Stack Developer
Ruben Full Stack Developer
Ruben Digital Designer
Sander Developer
Stijn Front-end Developer
Tamara Business Consultant
Thomas Back-end Developer
Tom Tech Lead | Team Octagon
Wesley Projectmanager
Een maatwerk ERP-systeem is een Enterprise Resource Planning-systeem dat volledig rondom de processen van jouw organisatie wordt opgebouwd, in plaats van een standaardpakket waar jij je processen op aanpast. Het loont wanneer je kernprocessen zo specifiek zijn dat geen pakket ze dekt zonder een zware maatwerklaag.
Een ERP-koppeling is een technische verbinding tussen je ERP-systeem, zoals AFAS, Exact, SAP of Microsoft Dynamics, en een andere applicatie zoals een webshop, WMS of CRM. Data wordt automatisch uitgewisseld, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is en processen efficiënter verlopen. De kosten en implementatietijd van een ERP-koppeling verschillen per situatie. Dit hangt onder andere af van de complexiteit van je systemen, de hoeveelheid data en de gewenste functionaliteiten. In een kennismaking kan hier een eerste inschatting van worden gemaakt, zodat duidelijk wordt wat er nodig is om de koppeling goed te implementeren.
Maatwerk wint wanneer drie dingen samenkomen: je kernprocessen zijn echt specifiek, je organisatie is groot genoeg (vanaf 50 medewerkers) om jaarlijkse doorontwikkeling te dragen, en het systeem gaat zeven jaar of langer mee. Herken je minder dan twee van de drie, of overlapt 80 procent of meer van je processen met een standaardpakket? Dan is dat pakket vrijwel altijd de verstandigere keuze.
Er zijn drie routes. Route 1: een standaardpakket behouden en dit met maatwerk-koppelingen verbinden aan je webshop, CRM of WMS. Route 2: een volledig maatwerk ERP rondom je processen laten ontwikkelen. Route 3: het ERP als centraal systeem vervangen door een boekhoudpakket plus maatwerk-software die de bedrijfslogica afhandelt. Welke route wint, hangt af van procesfit, organisatiegrootte, gewenste levensduur en data-architectuur.
Een werkende eerste versie staat bij Cube doorgaans binnen vier tot negen maanden live. Dat is sneller dan de markt gewend is, doordat we componenten hergebruiken uit eerdere ERP- en portaaltrajecten (autorisatie, audit logging, koppelingen, rapportage) en AI-ondersteund ontwikkelen. Na livegang loopt de doorontwikkeling gewoon door.
Dat hangt sterk af van scope en complexiteit. Je betaalt vooraf meer dan bij een standaardpakket, maar je hebt geen licentiekosten en geen verplichting om mee te bewegen met updates van een leverancier. Over de hele levensduur ben je vaak vergelijkbaar of goedkoper uit dan met een standaardpakket waar veel maatwerk omheen zit.
