Wat is business intelligence? Definitie, software en toepassingen

Wat doet business intelligence precies?

Business intelligence maakt zichtbaar wat er in je systemen al staat maar niet te lezen is. Een ERP-pakket weet precies welke orders zijn geleverd en tegen welke inkoopprijs. Een CRM-systeem weet welke accounts een kwartaal geen contact hebben gehad. Zolang die gegevens in de systemen blijven, is er geen vraag die ze samen beantwoorden.

Daar komt BI tussen. Het brengt de bronnen bij elkaar, legt vast hoe een begrip is gedefinieerd, en toont de uitkomst in een dashboard of rapportage. De kern is niet de visualisatie, maar de afspraak eronder: wat noemen we omzet, per wanneer, en welke orders tellen mee.

Hoe werkt business intelligence stap voor stap?

Business intelligence verloopt in vier stappen: gegevens verzamelen, samenbrengen en opschonen, analyseren en visualiseren, en sturen op de uitkomst. Elke stap is afhankelijk van de vorige. Een fout in de eerste stap komt in de derde stap terug als een verkeerd getal dat er betrouwbaar uitziet.

Data verzamelen uit je bronsystemen.

De gegevens komen uit de systemen waarin het werk gebeurt: ERP, CRM, webshop, planning, urenregistratie. Per bron bepaal je welke velden je nodig hebt en hoe vaak je ze ophaalt. Dat gebeurt via een API-koppeling, een database-uitlezing of een export, afhankelijk van wat de leverancier toestaat.

Hier valt de eerste beslissing over realtime versus batch. Realtime betekent dat een wijziging direct doorkomt. Batch betekent dat er elk uur of elke nacht een verwerking loopt. Voor een voorraadstand telt elke minuut, voor een marge-analyse zelden.

Data samenbrengen en opschonen.

De opgehaalde gegevens komen samen op één plek, vaak een datawarehouse. Onderweg worden ze omgezet naar één vorm: dezelfde datumnotatie, dezelfde valuta, dezelfde klantnummers. Dat proces heet ETL, van extract, transform en load.

Daarbij hoort het datamodel: de structuur die vastlegt hoe een order, een klant en een artikel zich tot elkaar verhouden. En datakwaliteit: dubbele relaties, ontbrekende velden en relaties die in twee systemen anders heten. Deze stap kost in de praktijk het meeste werk en is het minst zichtbaar in het eindresultaat. Hoe je dit inricht, staat op de pagina over data management.

Data analyseren en visualiseren.

Op het opgeschoonde model komen de analyses en de weergave. Een KPI krijgt een definitie en een norm, een rapportage krijgt een periode, en een dashboard krijgt een gebruiker met een specifieke vraag. Een dashboard voor de directie ziet er anders uit dan een dashboard voor een accountmanager, omdat de beslissing erachter anders is.

Wie hier begint in plaats van eindigt, bouwt een verzorgd dashboard op een onduidelijke basis. De definitie van een begrip is dus net zo bepalend voor de uitkomst als de techniek erachter.

Sturen op basis van de uitkomst.

De laatste stap is de enige die waarde oplevert: iemand neemt een besluit dat anders uitvalt dan zonder het cijfer. Dat vraagt een eigenaar per rapportage en een vast moment waarop die wordt besproken. Een dashboard dat niemand in een overleg openslaat, is een kostenpost. Werk je dat sturen uit tot een vaste cyclus waarin ook vraag en levering worden afgestemd, dan kom je bij integrated business planning.

Wat is het verschil tussen business intelligence en data-analyse?

Business intelligence is doorlopend en beschrijvend, data-analyse is meestal eenmalig en verklarend. BI geeft elke week hetzelfde overzicht volgens dezelfde definities, zodat je een verandering ziet. Data-analyse duikt in één vraag: waarom liep die marge terug, en wat hebben die orders gemeen.

In de praktijk vullen ze elkaar aan. BI laat zien dát er iets verschuift, analyse zoekt uit waarom. Ze gebruiken wel dezelfde basis: zonder samengebrachte en opgeschoonde gegevens werkt geen van beide.

Welke business intelligence software is er?

Bekende BI-pakketten zijn Microsoft Power BI, Tableau en Looker. Daarnaast bieden veel ERP- en CRM-pakketten een eigen rapportagemodule, en zijn er open source-alternatieven. Voor de meeste organisaties is de keuze van het pakket niet de bepalende beslissing.

Belangrijker is waar het pakket zijn gegevens vandaan haalt. Een BI-tool kan rechtstreeks op een bronsysteem aansluiten, of op een datawarehouse waarin de bronnen al zijn samengebracht. Die tweede route is bewerkelijker om op te zetten en levert daarna cijfers op die overal hetzelfde zijn.

Let ook op self-service BI: de mogelijkheid dat gebruikers zelf een rapportage maken. Dat werkt goed op een gecontroleerd datamodel en gaat mis als iedereen zijn eigen definitie van omzet kan verzinnen. Datagovernance, de afspraak wie wat mag wijzigen, hoort daarom bij de inrichting en niet bij de nazorg.

Waarom mislukken BI-trajecten zo vaak?

BI-trajecten lopen vast omdat het dashboard als eerste wordt gebouwd en de gegevens als laatste worden opgeruimd. Een BI-tool bovenop versnipperde bronnen levert een verzorgd dashboard met cijfers die niemand vertrouwt. En een verkeerd getal in een MT-overleg kost draagvlak dat je daarna moeizaam terugwint.

Er is nog een tweede patroon. Het traject begint met de vraag welke gegevens er beschikbaar zijn, in plaats van welk besluit er beter moet worden. Dan ontstaat er een dashboard met veertig tegels waarvan niemand weet welke er nu telt.

De tegenzet is onaantrekkelijk maar effectief: begin met drie vragen die een beslissing beïnvloeden, en breng alleen de bronnen op orde die je daarvoor nodig hebt. Dan is er al snel één rapportage die klopt, in plaats van uiteindelijk een platform dat niemand gebruikt.

Wat heb je nodig voordat BI-software zin heeft?

Voordat een BI-tool zinvol wordt, heb je toegang tot de bronsystemen, één plek waar die gegevens samenkomen, en een vastgelegde definitie per begrip. Ontbreekt een van die drie, dan meet je de versnippering in plaats van de organisatie.

Die tweede voorwaarde is waar de meeste organisaties op wachten. Zolang de webshop, het ERP en de urenregistratie elk een eigen waarheid hebben, is er geen cijfer dat alle drie dekt. Het principe dat dit oplost is de single source of truth: per gegeven één systeem dat leidend is, en de rest volgt.

Business intelligence koppelen aan je eigen systemen.

Een BI-omgeving koppel je aan je systemen via hun API's, of via een tussenlaag die het verkeer regelt. Bij twee bronnen kan een directe verbinding volstaan. Bij vijf bronnen, waarvan er twee niet realtime uit te lezen zijn, is een tussenlaag de praktische route.

Cube bouwt die laag als Data Management Platform: de plek waar de bronnen samenkomen en waar de BI-tool op aansluit. Het integreren van data uit verschillende systemen en de middleware die het verkeer verdeelt, zijn daarvan de twee onderdelen die het meeste werk vragen. Waar een dataplatform zich onderscheidt van een CDP, staat in het artikel over het verschil tussen een DMP en een CDP.

Diezelfde samengebrachte gegevens zijn ook buiten rapportage bruikbaar. Bij een abonnement op basis van verbruik gaan ze rechtstreeks de facturatie in; die route staat beschreven in het artikel over de weg van verbruiksdata naar factuur. Rapportage en facturatie leunen dan op dezelfde bron, en dat is precies de bedoeling.

Zit het knelpunt bij één specifiek systeem, dan is dat vaak het ERP-pakket. Wat daarbij mogelijk is en waar de licentievoorwaarden meespelen, staat op de pagina over het koppelen van je ERP-pakket.

Kort samengevat.

Business intelligence zet gegevens uit je systemen om in stuurinformatie, in vier stappen: verzamelen, samenbrengen en opschonen, analyseren en visualiseren, en sturen. De software is daarin het minst bepalende onderdeel. Wat een BI-traject laat lukken of mislukken is de laag eronder: één plek waar de bronnen samenkomen, en één vastgelegde definitie per begrip.