Heeft Planon een open API?
Ja. Planon is te ontsluiten via webservices, waarmee externe systemen objecten kunnen opvragen en wegschrijven. In de praktijk is de vraag zelden of het kan, maar welke objecten in jouw configuratie zijn ingericht en welke velden daar verplicht zijn. Planon is namelijk een configureerbaar platform: twee organisaties met hetzelfde pakket hebben zelden hetzelfde datamodel. Dat betekent dat de technische verbinding het kortste deel van een Planon-traject is, en de inventarisatie van je inrichting het langste.
Waarvoor organisaties Planon gebruiken.
Planon wordt ingezet door woningcorporaties, vastgoedbeheerders, zorginstellingen, onderwijsinstellingen en grote werkgevers met een eigen facilitaire organisatie. Het houdt bij welke objecten je beheert, welke contracten eraan hangen, welk onderhoud gepland staat en welke werkorders openstaan. Het pakket is gebouwd voor de mensen die het beheer doen, en niet voor de huurder die een lekkage doorgeeft, de installateur die ter plaatse staat of de manager die alleen een rapportage wil.
Wat je met Planon kunt.
Binnen Planon leg je je vastgoed- en facilitaire administratie vast: objecten en ruimtes, contracten en leveranciers, onderhoudsplanningen, werkorders en meldingen, plus de financiele kant daarvan. Waar het ophoudt is aan de randen van de organisatie. Meldingen komen binnen via telefoon, mail of een formulier dat iemand overtypt, onderhoudspartijen werken in hun eigen systemen, en rapportage over vastgoed komt in veel organisaties nog uit exports die iemand maandelijks in elkaar zet.
Wat een Planon-koppeling oplevert.
Met een koppeling wordt de administratie het gevolg van het proces in plaats van een aparte handeling. Werkorders en meldingen landen vanuit een eigen portaal in Planon: de huurder, medewerker of gebruiker doet zijn melding in een omgeving die voor hem is gemaakt, met de juiste velden en zonder Planon-licentie, en de werkorder staat direct in het systeem. De onderhoudsstatus komt terug naar diezelfde omgeving, zodat de melder ziet wat er met zijn melding gebeurt, en dat is de stap die het telefoonverkeer naar de servicedesk daadwerkelijk verlaagt. Daarnaast kan vastgoeddata naar een dataplatform, zodat objectgegevens, onderhoudskosten en contractinformatie te combineren zijn met bronnen buiten Planon en de maandelijkse exportronde verdwijnt.
Welke data tussen Planon en je systemen stroomt.
Richting Planon gaan meldingen, werkorders, bijlagen zoals foto's, en statuswijzigingen vanuit uitvoerende partijen. Terug komen objectgegevens, ruimtes, contractinformatie, onderhoudsplanningen en de actuele status van werkorders. De vraag die het ontwerp bepaalt is wie eigenaar is van de objectenlijst. Is Planon dat, dan volgt je portaal. Is het je vastgoedsysteem, dan volgt Planon. Antwoord je beide, dan bouw je conflicten in die je pas over een jaar ziet.
Planon-integratie in de praktijk: hoe Cube koppelt.
Cube bouwde een Planon-integratie waarin de facilitaire administratie is verbonden met het proces eromheen. Bij een standaardpakket weet je vooraf hoe de objecten heten, bij Planon niet: velden zijn toegevoegd, werkordertypen zijn ingericht naar de eigen processen en autorisaties volgen de organisatiestructuur. Wij beginnen daarom altijd met een inventarisatie van de inrichting voordat er een regel code wordt geschreven. Dat voelt als vertraging en is het omgekeerde, want een koppeling die op verkeerde aannames is gebouwd kom je halverwege tegen, en dan is herstellen duurder dan vooraf uitzoeken.
Standaardconnector of maatwerkkoppeling.
Planon heeft eigen integratiemogelijkheden en connectoren voor de grote randsystemen. Koppel je aan een bekend pakket dat daarin voorkomt, begin daar: dat is sneller en goedkoper dan wat wij bouwen. Maatwerk wordt de betere keuze zodra je aan een eigen omgeving koppelt, bijvoorbeeld een huurders- of medewerkersportaal, of zodra de mapping naar jouw specifieke Planon-configuratie het echte werk is. Dat laatste is bij Planon vaker het geval dan bij een standaardpakket.
Een Planon-koppeling laten bouwen.
We beginnen bij de inventarisatie van je Planon-inrichting en bij de vraag welk proces je wil verbeteren. Daaruit volgt welke objecten je koppelt, in welke richting, en hoe de autorisaties zich vertalen naar je eigen omgeving. Bekijk onze aanpak voor API-koppelingen.
Kort samengevat.
Planon is een configureerbaar platform voor facility- en vastgoedmanagement, ontsloten via webservices. Omdat elke inrichting anders is, zit het werk in de inventarisatie en de mapping en niet in de verbinding. Een koppeling is zinvol zodra meldingen buiten Planon ontstaan of rapportage nu uit exports komt. Voor bekende randsystemen bestaan connectoren, maar bij een eigen portaal of een afwijkende configuratie is maatwerk beter.
Facility- en vastgoeddata uit een bron halen?
Meldingen uit een portaal als werkorder in Planon krijgen? Neem contact op, dan beginnen we bij een inventarisatie van je inrichting en bepalen we welk proces als eerste aan de beurt is.