Wat is de Teamleader API?
Kort antwoord: een REST-interface bovenop je Teamleader-omgeving waarmee externe applicaties gegevens kunnen ophalen en wegschrijven. De objecten die je in de praktijk gebruikt zijn contacten, organisaties, deals, offertes, facturen, projecten en urenregistraties. Voor de meeste koppelingen heb je er twee of drie van nodig, niet alle zeven, en welke dat zijn hangt volledig af van waar je facturatie begint.
Waarvoor organisaties Teamleader gebruiken.
Teamleader combineert drie dingen die anders in drie pakketten zitten: CRM, facturatie en projectadministratie. Dat maakt het populair bij dienstverleners, bureaus, opleiders en installateurs met een paar tot enkele tientallen medewerkers. De aanname achter het pakket is dat het werk in Teamleader begint: een lead komt binnen, wordt een deal, wordt een project, wordt een factuur. Zolang dat klopt werkt het goed. Het wringt zodra er een ander systeem voor Teamleader zit, zoals een leerplatform waarin cursisten zich inschrijven, een portaal waarin een aanvraag wordt gedaan of een configurator waarin iemand zelf iets samenstelt. Dan begint het werk elders en moet Teamleader volgen.
Wat je met Teamleader kunt.
Binnen Teamleader beheer je je relatiebestand, volg je deals door een pijplijn, stuur je offertes en facturen, en registreer je uren op projecten. Voor een organisatie die haar hele commerciele proces daarbinnen houdt is dat compleet. Waar het ophoudt is bij logica die specifiek is voor jouw dienst: facturatie op basis van het aantal afgeronde modules, staffelprijzen per opleidingsgroep, of een deelnemerslijst die tijdens de uitvoering nog verandert. Dat kent Teamleader niet, en precies daar zitten de uren die nu handmatig gaan.
Wat een Teamleader-koppeling oplevert.
Met een koppeling laat je het systeem waar het werk begint doorgeven wat er in het CRM moet staan. Contacten en organisaties blijven synchroon tussen Teamleader en je eigen omgeving, zodat je een relatiebestand hebt in plaats van twee die langzaam uit elkaar lopen. Deals of aanvragen worden automatisch aangemaakt vanuit een ledenportaal of formulier, met de juiste eigenaar en pijplijnfase, zodat niemand meer een lead vergeet over te zetten. En facturen ontstaan op basis van gebruik of inschrijvingen: in een Learning Management System staat precies wie welke opleiding heeft gevolgd, en dat is exact de informatie die je factuur nodig heeft.
Welke data tussen Teamleader en je systemen stroomt.
Richting Teamleader gaan contacten, organisaties, deals en factuurregels met de bijbehorende relatie en prijsafspraak. Terug komen factuurnummers, betaalstatus, dealstatus en de eigenaar van een relatie. De vraag die je vooraf beantwoordt is wie eigenaar is van het relatiebestand. Als het antwoord op beide systemen uitkomt, bouw je conflicten in. Kies er een en laat de ander volgen.
Teamleader-integratie in de praktijk: hoe Cube koppelt.
Cube bouwde een Teamleader-koppeling in een LMS-context, waarin de inschrijvings- en deelnameadministratie van het leerplatform doorwerkt in de facturatie in Teamleader. Daarbij is de facturatiekant de moeilijkste, want een contact synchroniseren is eenvoudig en een factuur genereren niet: een factuur is onomkeerbaar. Een dubbele contactregel ruim je op, een dubbele factuur kost je een creditnota en een telefoontje. Daarom bouwen we facturatiekoppelingen altijd idempotent, met een herkenbare referentie uit het bronsysteem op elke factuurregel, zodat een tweede poging niet tot een tweede factuur leidt. Het klinkt vanzelfsprekend en het is de meest voorkomende fout die we in bestaande koppelingen tegenkomen.
Standaardconnector of maatwerkkoppeling.
Teamleader heeft een marketplace met integraties voor de bekende pakketten: boekhouding, mailmarketing, agenda's en betaalproviders. Zit jouw pakket daarbij en heb je geen afwijkende logica, gebruik die dan. Maatwerk wordt de betere keuze in drie gevallen: je koppelt aan een eigen platform waarvoor geen integratie bestaat, je factureert op basis van iets wat Teamleader niet kent zoals afgeronde modules of deelnemersaantallen, of je hebt prijsafspraken per relatie die in je eigen systeem staan en niet in Teamleader.
Een Teamleader-koppeling laten bouwen.
We beginnen bij de factuur en werken terug: waar komt de factuurregel vandaan, wat bepaalt de prijs, en wie is eigenaar van de relatie? Daaruit volgt de objectmapping, de koppelrichting en de manier waarop we dubbele facturatie uitsluiten. Bekijk onze aanpak voor API-koppelingen en voor LMS-koppelingen.
Kort samengevat.
De Teamleader API ontsluit contacten, deals, facturen, projecten en uren via REST. Een koppeling is zinvol zodra het werk begint in een ander systeem dan Teamleader, bijvoorbeeld een LMS of portaal. Voor bekende pakketten volstaat de marketplace, maar bij facturatie op gebruik of inschrijvingen is maatwerk de betere keuze. Cube bouwde zo'n koppeling waarin een leerplatform de facturatie in Teamleader voedt.
Je CRM laten meebewegen met je eigen platform?
Facturen laten ontstaan uit inschrijvingen of gebruik? Neem contact op, dan kijken we samen waar de factuurregel vandaan moet komen en hoe we dubbele facturatie uitsluiten.