Rogier over service, samenwerking en structurele groei bij maatwerk softwareprojecten.

De eerste live versie als het startpunt, niet het einddoel.

Die eerste fase is vaak energiek en ambitieus. Logisch ook: je bouwt iets nieuws, iets dat je bedrijfsproces ondersteunt of zelfs gaat veranderen. Maar waar ik in mijn rol steeds vaker de nadruk op leg, is wat er ná die livegang gebeurt. Want digitale producten eindigen niet bij oplevering, daar begint het pas echt.

Bij Cube gaan we bewust live met een ‘light’ versie: een MVP (Minimal Viable Product). Een basis die werkt, maar niet alles al hoeft te kunnen. Zo houden we het project behapbaar, voorkom je vertraging en leer je snel wat wel en niet werkt in de praktijk. Die aanpak betekent ook dat er automatisch een backlog ontstaat: een lijst met ideeën, functies of verbeteringen die je nog wilt doorvoeren. En dat is niet erg, zolang je maar de ruimte hebt om verder te bouwen. Daarom vind ik het belangrijk om al vroeg met klanten in gesprek te gaan over hoe we na livegang blijven samenwerken.

Veiligheid en kwaliteit.

Onze werkwijze is niet alleen gestructureerd, maar ook aantoonbaar veilig en betrouwbaar: Cube is NEN 7510- en ISO 27001-gecertificeerd. Daarmee voldoen we aan strenge normen voor informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement: een stevige basis om verder te ontwikkelen, zonder concessies te doen aan veiligheid of kwaliteit.

Onderhoud en service: beter geregeld dan erbij inschieten.

In veel organisaties is de software die we bouwen direct bedrijfskritisch. Denk aan klantportalen, verkooptools of interne systemen waar dagelijks tientallen mensen mee werken. Dan kun je je geen downtime veroorloven. Juist daarom is een goede serviceovereenkomst essentieel. Zo’n overeenkomst bestaat meestal uit vier onderdelen:

1. Onderhoud en beheer: we zorgen dat alles technisch up-to-date blijft, bugs worden opgelost en afhankelijkheden worden bijgewerkt.

2. SLA (Service Level Agreement): dit geeft zekerheid over hoe snel wij reageren op incidenten of storingen.

3. Hosting: we hosten niet zelf, maar hebben een hechte samenwerking met gespecialiseerde partijen. Hierdoor heb je als klant één aanspreekpunt en kom je niet klem te zitten tussen twee leveranciers.

4. Strippenkaart: het afnemen van vaste maandelijkse capaciteit in de vorm van een strippenkaart.

De meeste klanten willen in de eerste fase vooral duidelijkheid over kosten. Daarom proberen we al tijdens het voorstel voor een sprint 0 aan te geven dat een serviceovereenkomst na livegang vaak onmisbaar is. Ook al komt het onderwerp vaak te vroeg, je wilt verrassingen achteraf voorkomen.

Strippenkaart of structurele samenwerking?

Een ander belangrijk onderdeel van die serviceafspraken is de mogelijkheid tot doorontwikkeling. Want als je applicatie eenmaal draait, wil je door. Soms zijn dat kleinere optimalisaties, soms grotere uitbreidingen. Daar maken we afspraken over, bijvoorbeeld via een strippenkaart.

Een strippenkaart is handig als je flexibel wil blijven, maar wél verzekerd wil zijn van beschikbaarheid bij Cube. Het voorkomt dat je moet wachten tot er weer tijd is in de planning. Voor grotere klanten reserveren we structurele uren per maand of kwartaal. Dan plannen we releases vooruit en weten beide partijen waar ze aan toe zijn. We merken dat dit voor klanten fijn werkt. Je behoudt de ‘snelheid’ die je tijdens de ontwikkelfase hebt opgebouwd, en je houdt ruimte voor groei.

Impact sessies: twee keer per jaar uitzoomen.

Naast het operationele werk proberen we ook structureel stil te staan bij de strategie. Twee keer per jaar organiseren we zogenaamde impact sessies. In zo’n sessie nemen we samen afstand van de dagelijkse praktijk en stellen we vragen als:

• Wat hadden we ook alweer bedacht toen we begonnen?

• Is dat nog in lijn met de werkelijkheid?

• Welke nieuwe inzichten of ambities zijn er ontstaan?

Dit soort sessies zijn ontzettend waardevol. Zeker omdat je in de dagelijkse realiteit vaak wordt opgeslokt door ad hoc verzoeken. Als business consultant is dit een van de momenten waarop ik echt van waarde kan zijn: ik help om het grotere plaatje scherp te houden, los van de details. Soms merk je dat teams wat ‘blind’ zijn geworden voor het totaalbeeld. Dan helpt het als er iemand meedenkt die er met een frisse blik naar kijkt.

Onze manier van werken: gestructureerd en transparant.

Na livegang verandert er iets in de manier van samenwerken. Maar niet al te veel, omdat tijdens het ontwikkeltraject al wordt gewerkt met Gitlab als centrale tool waarbij alles verloopt via een ticketingsysteem. Zodra iets is ontwikkeld, wordt het getest en gereleased. Elke zes maanden evalueren we samen het SLA. We kijken terug op alle ingediende tickets en bespreken hoe de samenwerking en processen verder verbeterd kunnen worden.

We hebben bij Cube ook ons eigen systeem gebouwd in Gitlab: Gitbox. Daarmee worden maandelijks automatisch onderhoudstickets gegenereerd. We werken met een stoplichtsysteem: oranje betekent dat een update eraan zit te komen, rood betekent dat iets echt moet worden aangepakt. Zo zorgen we dat de applicatie veilig en actueel blijft.

Daarnaast houden we errors in de gaten via Sentry, monitoren we de uptime en maken we back-ups in samenwerking met Shockmedia. Het meeste gebeurt automatisch, maar alles is inzichtelijk, voor ons én voor de klant. 

Begrip en vertrouwen als basis.

Wat ik fijn vind in mijn rol, is dat ik het gesprek mag voeren over het totaalplaatje. Wat kost het, maar vooral: wat levert het op? Hoe zorg je dat je digitale landschap niet stilstaat? Dat je blijft investeren, ook al werkt iets ‘gewoon goed’?

Daar gebruik ik wel eens de metafoor van een auto voor: als je veel kilometers maakt, moet je regelmatig onderhoud doen. Niet wachten tot er iets stuk gaat. Dat geldt ook voor software, zeker als je werkt met open source technieken die regelmatig updates krijgen.

Investeren in technologie.

Onze ideale klant? Dat is iemand die digitale processen ziet als een primair proces. Die bereid is te investeren, omdat technologie een cruciaal onderdeel is van de waarde van het bedrijf. Dan ontstaat er een samenwerking waarin je elkaar blijft uitdagen om beter, slimmer en innovatiever te worden. Na oplevering stopt het werk dus niet. Het verandert. En juist in die doorlopende samenwerking ligt de echte waarde van een digitaal partnerschap.