Wat is een bedrijfsportaal? Soorten, functies en voorbeelden

Wat doet een bedrijfsportaal?

Een bedrijfsportaal haalt een vraag weg bij een medewerker en zet het antwoord bij de gebruiker zelf. Waar blijft mijn order, wanneer loopt mijn contract af, welke certificaten heb ik nog: dat zijn vragen waarop het antwoord al in een systeem staat. Zonder portaal komt die vraag per mail of telefoon binnen en zoekt iemand hem op.

Een portaal ontsluit die gegevens uit de systemen waarin ze al staan, zoals het ERP-pakket of de personeelsadministratie. Het portaal is dus geen tweede administratie, maar een venster erop. Dat onderscheid bepaalt het hele ontwerp: een portaal met een eigen gegevensvoorraad levert vroeg of laat afwijkingen op tussen de twee.

De winst zit daarmee op twee plekken. De organisatie besteedt minder tijd aan navraag, en de gebruiker hoeft niet te wachten op kantooruren. Dat werkt alleen als de gegevens actueel zijn; een portaal met een nachtelijke update levert opnieuw telefoontjes op.

Welke soorten bedrijfsportalen zijn er?

Bedrijfsportalen worden genoemd naar de groep die ze bedienen: klanten, medewerkers, dealers, leveranciers of leden. Technisch lijken ze op elkaar, want ze delen dezelfde bouwstenen: inloggen, rechten en koppelingen. Inhoudelijk verschillen ze, omdat elke groep een andere vraag heeft en andere gegevens mag zien.

Klantportaal.

Een klantportaal geeft opdrachtgevers inzicht in hun eigen gegevens en lopende zaken: orders, leveringen, facturen, contracten en documenten. Vaak komt daar self-service bij, zoals het doorgeven van een adreswijziging of het nabestellen van een eerder artikel. De gegevens komen uit het ERP en de facturatie.

Het effect van dit type is goed te meten, omdat de servicedesk elke week dezelfde vragen krijgt en die te tellen zijn. Wat het verder oplevert, staat in het artikel over de voordelen van een klantportaal. Hoe Cube het bouwt, staat op de pagina over een klantportaal laten ontwikkelen.

Werknemersportaal.

Een werknemersportaal bundelt wat medewerkers over hun eigen werk moeten regelen: verlofaanvragen, loonstroken, declaraties, documenten en opleidingen. Het vervangt de route via een mail naar HR, en het legt vast wie wat heeft aangevraagd en goedgekeurd.

De koppeling met de salaris- en personeelsadministratie is hier bepalend. Zonder die verbinding wordt een werknemersportaal een tweede plek waar gegevens worden ingevoerd, en dat is precies de situatie die je wilde oplossen. Zie de pagina over het werknemersportaal.

Dealerportaal.

Een dealerportaal richt zich op partijen die jouw producten verkopen of installeren: dealers, installateurs en resellers. Zij hebben andere dingen nodig dan een eindklant, zoals inkoopprijzen per staffel, voorraadstanden, technische documentatie, garantieaanvragen en marketingmateriaal.

Het onderscheidende element is prijsdifferentiatie: elke dealer ziet zijn eigen condities. Dat maakt rechtenbeheer hier zwaarder dan bij andere portalen, want een verkeerd getoonde prijs is direct een commercieel probleem. Meer daarover staat op de pagina over het dealerportaal.

Leveranciersportaal.

Een leveranciersportaal draait de richting om: hier leveren externe partijen gegevens aan in plaats van dat ze ze ophalen. Denk aan het aanleveren van productgegevens, certificaten, facturen of levertijden, in een vorm die jouw systemen kunnen verwerken.

De waarde zit in de controle aan de voorkant. Een portaal kan een aanlevering weigeren die niet volledig is, waar een mailbijlage altijd binnenkomt en daarna handmatig moet worden nagelopen. Zie de pagina over het leveranciersportaal.

Ledenportaal.

Een ledenportaal hoort bij verenigingen, brancheorganisaties en beroepsgroepen. Leden beheren daar hun eigen gegevens, bekijken hun lidmaatschap en contributie, schrijven zich in voor bijeenkomsten en vinden materiaal dat niet openbaar is.

Typerend hier is het aantal gebruikers in verhouding tot de omvang van de organisatie: een klein bureau bedient soms duizenden leden. Daardoor weegt zelfbeheer zwaarder dan bij andere portalen. Zie de pagina over het ledenportaal.

Welke functies heeft een portaal meestal?

Vrijwel elk bedrijfsportaal bevat authenticatie, rollen en rechten, gebruikersbeheer, inzage in eigen gegevens, documenten en een vorm van self-service. Daarop komen de functies die per type verschillen, zoals bestellen, aanvragen of aanleveren.

Rollen en rechten vragen het meeste ontwerp en vallen het minst op. De vraag is niet alleen wie mag inloggen, maar wie welke gegevens mag zien binnen een organisatie. Mag een inkoper van een opdrachtgever alle facturen zien, of alleen de zijne? Een audit trail legt daarbij vast wie wat heeft bekeken en gewijzigd.

Aan de inlogkant is single sign-on gebruikelijk voor interne portalen: inloggen met het account dat de gebruiker al heeft. Verwerkt het portaal persoonsgegevens, dan bepaalt de AVG mede welke gegevens je toont en hoe lang je ze bewaart. Neem dat mee in het ontwerp en niet pas bij de oplevering.

Wat is het verschil tussen een portaal, een website en een app?

Een website is openbaar en toont voor iedereen hetzelfde. Een portaal is afgeschermd en toont per gebruiker iets anders. Een app is een verschijningsvorm, geen functiesoort: een portaal kan als website in de browser draaien, als app op een telefoon, of als beide.

Voor de keuze is het gebruikspatroon bepalend. Zit de gebruiker achter een bureau, dan is een responsive portaal in de browser genoeg. Werkt hij op locatie, met foto's, een scanner of zonder verbinding, dan is een app het antwoord. Bij een dealer- of leveranciersportaal is de browser bijna altijd genoeg.

Een portaal kan daarnaast white label worden uitgevoerd, met de huisstijl van de partij die het gebruikt. Dat komt voor bij platformen die meerdere organisaties bedienen.

Hoe koppel je een portaal aan je bestaande systemen?

Een portaal koppel je via de API van de systemen waarin de gegevens staan, of via een tussenlaag die het verkeer regelt. Dit is het onderdeel dat de doorlooptijd van een portaalproject bepaalt, niet het ontwerp van de schermen. Wat zo'n verbinding inhoudt, staat in het artikel over wat een API-koppeling is.

De eerste vraag is dus niet hoe het portaal eruitziet, maar welke gegevens je bronsystemen vrijgeven en hoe vaak. Bij een ERP-pakket bepaalt de leverancier wat er mogelijk is; wat daarbij komt kijken staat op de pagina over de ERP-koppeling. Werk je met AFAS, dan is daar een eigen route voor, beschreven bij het AFAS-portaal.

Toets die vraag voordat de scope vastligt. Een portaal dat orderstatussen belooft en alleen een nachtelijke export kan lezen, is een ander product dan het portaal dat is verkocht.

Een bedrijfsportaal op maat laten bouwen.

Een standaardportaal is sneller live en volgt de indeling die de leverancier heeft bedacht. Maatwerk volgt jouw proces en jouw rechtenstructuur, en koppelt op de systemen die je al hebt. De afweging gaat over hoe bijzonder je proces is en hoeveel gebruikers ermee werken.

Cube bouwt portalen op maat voor opdrachtgevers, medewerkers, dealers, leveranciers en leden, met de koppelingen erbij. De praktische route is meestal: begin bij de vraag die je servicedesk het vaakst krijgt, bouw dat eerst, en breid daarna uit.

Kort samengevat.

Een bedrijfsportaal is een afgeschermde omgeving die per gebruiker toont wat voor hem geldt, met een klant-, werknemers-, dealer-, leveranciers- of ledenportaal als de vijf gangbare vormen. Het portaal is een venster op bestaande systemen en geen tweede administratie. Wat de doorlooptijd bepaalt is niet het ontwerp maar de koppeling: welke gegevens je bronsystemen vrijgeven, en hoe actueel.