Wat is ERP?

Waar staat ERP voor?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. De term komt uit de jaren negentig en beschrijft software die de middelen van een organisatie plant en registreert: geld, voorraad, uren, materiaal en capaciteit. Het kenmerkende van een ERP is niet wat het kan, maar dat het alles in één gegevensbestand bijhoudt. Verkoop, inkoop en financiën kijken naar dezelfde regel, niet naar drie kopieën ervan.

Dat is meteen het verschil met een verzameling losse pakketten. Een boekhoudpakket met een apart voorraadsysteem ernaast kan hetzelfde werk doen, maar dan moet iemand de gegevens gelijk houden. In een ERP gebeurt dat door de opzet van het systeem zelf.

Welke modules zitten er in een ERP?

Een ERP is opgebouwd uit modules die op dezelfde gegevens werken. De meeste pakketten hebben in elk geval financiën (grootboek, debiteuren, crediteuren), inkoop, verkoop en voorraadbeheer. Daarnaast kom je vaak productie of projectadministratie tegen, plus modules voor HR en urenregistratie. Welke modules je afneemt bepaalt wat het pakket kost en hoe zwaar de implementatie wordt.

Niet elke module is even sterk. Een ERP met een uitstekende financiële kern kan een matige productieplanning hebben, en andersom. Daarom draaien in de praktijk veel organisaties een ERP met daarnaast een gespecialiseerd systeem voor het onderdeel waar het pakket tekortschiet. Bij planning is dat gebruikelijk: hoe vraag, levering en financiën dan alsnog in één cyclus samenkomen, staat in het artikel over integrated business planning.

Hoe werkt een ERP in de praktijk?

Volg één order door het systeem en je ziet wat een ERP doet. Een verkooporder komt binnen en legt vast wat er geleverd moet worden en tegen welke prijs. Het systeem controleert de voorraad, reserveert de artikelen en zet zo nodig een inkooporder of productieopdracht klaar. Bij levering wordt de voorraad afgeboekt en de factuur aangemaakt, die automatisch in het grootboek landt.

Elke stap raakt dezelfde gegevens. Daardoor klopt het voorraadoverzicht op het moment dat de order wordt ingevoerd, en niet pas na een nachtelijke verwerking. Die samenhang is de kern van een ERP, en tegelijk de reden dat aanpassingen erin gevolgen hebben op plekken waar je ze niet verwacht.

Wat is het verschil tussen ERP, CRM, WMS en PIM?

Deze systemen overlappen, maar elk heeft een eigen zwaartepunt. Een ERP draait om de administratieve en logistieke afhandeling van het primaire proces. Een CRM (Customer Relationship Management) draait om het contact met opdrachtgevers: gesprekken, offertes en de verkooppijplijn. Een WMS (Warehouse Management System) stuurt het magazijn aan, tot op locatieniveau en orderpickroute. Een PIM-systeem (Product Information Management) beheert productgegevens zoals teksten, specificaties en beelden voor je verkoopkanalen.

In een landschap met meerdere systemen is de vraag welk systeem de waarheid bevat per gegevenssoort. Klantgegevens in het CRM of in het ERP? Artikelteksten in het PIM of in het ERP? Zonder die afspraak ontstaan er twee versies van dezelfde gegevens. In Single Source of Truth staat uitgelegd hoe je dat vastlegt.

Wanneer heeft een organisatie een ERP nodig?

Een ERP wordt interessant zodra voorraad, facturatie en inkoop elkaar zo beïnvloeden dat losse systemen te veel afstemming vragen. Bij een handelsonderneming gebeurt dat vrij snel, bij een dienstverlener zonder voorraad vaak pas veel later of helemaal niet. Het aantal medewerkers zegt minder dan het aantal transacties en de mate waarin processen elkaar raken.

Heb je al een ERP en knelt het op één onderdeel, dan is vervangen zelden de eerste stap. In je ERP uitbreiden zonder het te vervangen staan de drie routes om functionaliteit toe te voegen, en via een ERP-koppeling laat je het pakket samenwerken met de systemen eromheen.

Kort samengevat.

ERP staat voor Enterprise Resource Planning: software die de middelen van een organisatie plant en registreert in één gegevensbestand. Het systeem bestaat uit modules die op dezelfde gegevens werken, waardoor een order in één keten van voorraad naar factuur loopt. Het onderscheidt zich van CRM, WMS en PIM door dat administratieve en logistieke zwaartepunt. Of je er een nodig hebt, hangt af van hoe sterk je processen elkaar beïnvloeden, niet van je omvang.