Wat

is

een

datasilo?

Wat is een datasilo precies?

Een datasilo is data die de rest van de organisatie nodig heeft, maar alleen via handwerk kan bereiken. De verkoopafdeling werkt in het CRM, de administratie in het ERP, het magazijn in een eigen systeem. Elk systeem doet zijn werk, maar ze delen hun gegevens niet.

Het kenmerk is dus niet dat gegevens gescheiden zijn opgeslagen. Dat is in elke organisatie zo. Het kenmerk is dat de scheiding een probleem oplevert: iemand moet exporteren, overtypen of navragen om een compleet beeld te krijgen. Een datawarehouse is daarmee het tegenovergestelde van een datasilo: een plek die gegevens uit meerdere bronnen juist bij elkaar brengt.

Hoe ontstaan datasilo's?

Technische oorzaken.

Datasilo's ontstaan vaak doordat elke afdeling haar eigen software kiest. Een marketingtool, een planningspakket, een PIM-systeem voor productgegevens: ieder pakket is op zichzelf een goede keuze, maar niemand heeft vooraf bepaald hoe ze gegevens uitwisselen. Oudere systemen zonder API, de afgesproken ingang waarlangs software gegevens deelt, maken het lastiger.

Een aparte categorie is shadow IT: spreadsheets en tools die medewerkers zelf inzetten omdat het officiële systeem tekortschiet. Die spreadsheet met de echte prijsafspraken is vaak de meest onderschatte datasilo van een organisatie.

Organisatorische oorzaken.

De techniek is zelden de enige oorzaak. Afdelingen met een eigen budget kopen hun eigen systemen. Niemand is eigenaar van de gegevens die meerdere afdelingen raken. En soms is er bewust afgeschermd: "onze" data blijft bij ons. Zonder afspraken over eigenaarschap ontstaat de scheiding opnieuw zodra een koppeling wegvalt.

Hoe herken je een datasilo in je eigen organisatie?

Je herkent een datasilo aan het handwerk dat nodig is om gegevens bij elkaar te brengen. Deze signalen komen het vaakst voor:

• Dezelfde relatie staat onder verschillende namen in verschillende systemen.

• Iemand maakt elke maand een export om twee systemen met elkaar te vergelijken.

• Op de vraag hoeveel er aan een klant is geleverd, geeft elke afdeling een ander antwoord.

• Een adreswijziging moet op drie plekken worden doorgevoerd.

• Rapportages worden in een spreadsheet samengevoegd voordat ze naar het management gaan.

• Een nieuwe collega moet leren in welk systeem welk gegeven echt klopt.

Wat kost een datasilo je concreet?

Een datasilo kost tijd, en die kosten zijn uit te rekenen. Tel de uren per maand die opgaan aan exporteren, overtypen en controleren, en je hebt het directe deel. Daar komen de fouten bij: facturen naar een oud adres, orders op een verouderde prijs, voorraad die in de webshop anders staat dan in het magazijn.

Het indirecte deel is lastiger te meten maar vaak groter. Beslissingen worden genomen op cijfers van vorige week. En projecten die op data leunen, zoals rapportage of AI, lopen vast omdat eerst de datakwaliteit moet worden rechtgezet.

Wanneer is een datasilo géén probleem?

Een datasilo is geen probleem als niemand buiten het team de gegevens nodig heeft. Het testlab met eigen meetdata, of de planning van één vestiging die nergens anders terugkomt: centraliseren kost dan geld en levert niets op.

Soms is scheiding zelfs een eis. Personeelsdossiers en medische gegevens horen niet voor iedereen toegankelijk te zijn. De vraag is dus niet hoe je elke silo doorbreekt, maar welke scheiding een proces hindert. Begin daar.

Datasilo's doorbreken: vier routes.

Een datasilo doorbreek je door de systemen te laten samenwerken of door één bron leidend te maken. In de praktijk zijn er vier routes.

1. Koppelen. Systemen wisselen gegevens automatisch uit via een API of een koppeling. Dat begint bij data ontsluiten uit het bronsysteem, en is de basis van data-integratie.

2. Centraliseren. Gegevens uit meerdere bronnen komen samen in één dataplatform, waar ze worden gecombineerd voor rapportage of verdere verwerking. Dat is de rol van een Data Management Platform.

3. Eén bron afspreken. Per gegevenssoort bepaal je welk systeem leidend is. Alle andere systemen lezen daaruit. Dit is het principe van een single source of truth, en voor stamgegevens werk je het uit met master data management.

4. Consolideren. Soms is het eenvoudiger om twee systemen door één te vervangen. Liggen productgegevens verspreid over het ERP, de webshop en spreadsheets, dan brengt een PIM-systeem voor productgegevens ze op één plek bij elkaar.

Kort samengevat.

Een datasilo is data die vastzit in één systeem of afdeling, terwijl anderen die nodig hebben. Datasilo's ontstaan door losse softwarekeuzes en onduidelijk eigenaarschap. Je herkent ze aan handwerk: exports, overtypen, verschillende antwoorden op dezelfde vraag. Niet elke silo hoeft weg. Doorbreek alleen de scheidingen die een proces hinderen, via koppelen, centraliseren, één leidende bron of consolideren.