Wat is bedrijfssoftware? Definitie, soorten en voorbeelden

Wat valt er onder bedrijfssoftware?

Onder bedrijfssoftware valt elk systeem dat een bedrijfsproces draagt in plaats van een losse taak. Een tekstverwerker helpt één medewerker een brief schrijven. Een ERP-pakket bepaalt hoe een order door de organisatie loopt, wie hem onderweg ziet en wanneer de factuur eruit gaat.

Dat verschil heeft gevolgen. Bedrijfssoftware raakt meerdere afdelingen, bevat vaak de administratie van jaren en is zelden los te vervangen. De keuze voor een systeem is daarmee eerder een organisatiekeuze dan een IT-keuze. Bij een verandering zit de moeilijkheid dan ook zelden in het pakket zelf, maar in de koppelingen eromheen.

Welke soorten bedrijfssoftware zijn er?

Bedrijfssoftware valt uiteen in vier groepen: systemen voor de administratie, voor klant- en relatiebeheer, voor processen, en voor data en inzicht. De meeste organisaties hebben uit elke groep iets in gebruik, vaak van verschillende leveranciers en uit verschillende jaren.

Software voor de administratie: ERP, boekhouding en facturatie.

Deze groep houdt bij wat er is, wat er gebeurt en wat dat kost. Een ERP-systeem is hier het zwaartepunt: inkoop, voorraad, productie en verkoop komen erin samen. Daarnaast hoort boekhoudsoftware in deze groep voor de financiële administratie, en een WMS voor het beheer van voorraad en orderpicking in het warehouse.

Wat een ERP-systeem precies doet en waar de grenzen liggen, staat uitgewerkt in het artikel over wat ERP is. Past geen enkel pakket op het proces, dan is een maatwerk ERP een optie.

Software voor klant- en relatiebeheer: CRM en portalen.

Een CRM-systeem legt vast met wie je zaken doet en wat er is afgesproken. Een portaal zet een deel van die gegevens in een afgeschermde omgeving waar de opdrachtgever, medewerker of dealer zelf bij kan. Een LMS (learning management system) hoort ook in deze groep: het beheert opleidingen en certificeringen van mensen.

Portalen en CRM-systemen leunen sterk op de administratie. Een opdrachtgever die zijn orderstatus wil zien, kijkt in feite in het ERP. Dat maakt de verbinding tussen deze twee groepen het punt waar de meeste projecten om draaien.

Software voor processen: workflow, planning en procesautomatisering.

Deze software bepaalt niet wat er wordt vastgelegd, maar wat er daarna gebeurt. Een aanvraag komt binnen, gaat langs de juiste persoon, krijgt goedkeuring en levert een vervolgactie op. Workflow automation neemt de terugkerende handelingen daarin over, van een goedkeuringsstroom tot het automatisch aanmaken van een dossier.

De winst zit in het wegvallen van handmatige overdrachten. Elke keer dat iemand gegevens uit het ene systeem in het andere typt, ontstaat er een kans op fouten en wachttijd. Hoe je dat aanpakt, staat op de pagina over bedrijfsprocessen automatiseren.

Software voor data en inzicht: dataplatformen en business intelligence.

De vierde groep gebruikt de gegevens die de andere drie produceren. Een dataplatform brengt de bronnen samen, zodat er één plek is waar een getal klopt. Een PIM-systeem doet dat specifiek voor productgegevens. Business intelligence zet die gegevens vervolgens om in rapportages en dashboards waarop je kunt sturen.

Deze groep werkt alleen als de basis op orde is. Zolang drie systemen een ander omzetcijfer geven, levert een dashboard alleen een discussie op. Het principe daarachter is de single source of truth: één bron die leidend is per gegeven.

Standaardpakket of maatwerk: wat past bij jouw organisatie?

Een standaardpakket is sneller beschikbaar en lager in aanschaf, en je betaalt licentiekosten per gebruiker per jaar. Maatwerksoftware volgt het proces zoals het bij jou werkt en laat zich koppelen zonder tussenlagen, met ontwikkelkosten vooraf. De afweging gaat over total cost of ownership over vijf jaar, over schaalbaarheid en over data-eigenaarschap.

Die keuze is te groot voor één alinea. In het artikel over standaardsoftware of maatwerk staat de volledige afweging, inclusief de situaties waarin een standaardpakket juist de betere keuze is. Dat is vaker dan je van een maatwerkpartij verwacht.

Wanneer loopt een organisatie vast op standaard bedrijfssoftware?

Een standaardpakket gaat knellen op het moment dat de organisatie zich naar de software gaat vormen in plaats van omgekeerd. Dat is te herkennen aan een paar concrete signalen, en die zijn zelden technisch van aard.

Het eerste signaal is de export naar Excel. Zodra een afdeling gegevens uit het systeem haalt om ze daarbuiten bij te werken, is het systeem het proces niet meer. Het tweede is dubbele invoer: dezelfde gegevens twee keer intypen omdat twee pakketten niet praten. Het derde is een proces dat een omweg volgt omdat het pakket een stap niet kent.

Het vierde signaal is een leverancier die geen toegang geeft tot de gegevens, of alleen tegen een tarief dat bij elke koppeling terugkomt. Bij oudere software, legacy, komt daar een vijfde signaal bij: de leverancier ontwikkelt niet meer door en beveiligingsupdates blijven uit. Dan is de keuze tussen SaaS en on-premise niet meer het gesprek; de vraag is wat er met de gegevens gebeurt.

Hoe koppel je bedrijfssoftware aan je bestaande systemen?

Bedrijfssoftware koppel je via de API van de betrokken systemen, of via een tussenlaag die het verkeer tussen meerdere systemen regelt. Bij twee systemen volstaat een directe verbinding. Zodra er een derde en een vierde bij komen, groeit het aantal losse verbindingen sneller dan het aantal systemen.

Op dat punt komt middleware in beeld: één laag die bepaalt welke gegevens waarheen gaan en welk systeem leidend is. Wat een verbinding in de praktijk vraagt van de leverancier van het andere pakket, staat in het artikel over de API-koppeling. Voor het samenbrengen van meerdere bronnen is een Data Management Platform de gebruikelijke route.

Controleer de koppelmogelijkheden voordat je een pakket kiest, niet erna. De vraag is niet of een systeem een API heeft, maar welke gegevens het vrijgeeft, hoe vaak je die mag opvragen en of je ook mag wegschrijven. Die antwoorden bepalen wat er later nog mogelijk is.

Bedrijfssoftware laten ontwikkelen bij Cube.

Cube bouwt bedrijfssoftware op maat: portalen, dataplatformen, procesautomatisering en de koppelingen ertussen. Het uitgangspunt is niet het vervangen van wat er staat, maar het bruikbaar maken ervan. Vaak blijft het ERP-pakket precies waar het is en komt er een laag omheen die de gegevens ontsluit.

Welke vormen dat aanneemt, staat bij de maatwerk software-oplossingen. Twijfel je of een nieuw systeem nodig is of dat het bestaande beter benut kan worden, dan is de kwaliteitsscan van bestaande software het logische startpunt.

Kort samengevat.

Bedrijfssoftware is software die een bedrijfsproces draagt, verdeeld over vier groepen: administratie, klant- en relatiebeheer, processen, en data en inzicht. De meeste organisaties hebben uit elke groep iets in gebruik. De kwaliteit van het geheel wordt niet bepaald door het beste pakket, maar door de koppelingen ertussen en door de afspraak welk systeem leidend is per gegeven.