Wat

is

master

data

management

(MDM)?

Wat zijn master data of stamgegevens?

Master data, in het Nederlands stamgegevens, zijn de gegevens die beschrijven met wie en waarmee je zaken doet. Een artikel met zijn code, omschrijving en eenheid is een stamgegeven. De order waarin dat artikel wordt verkocht is transactiedata. Het verschil zit in de levensduur. Stamgegevens veranderen weinig en worden steeds opnieuw gebruikt, transacties ontstaan elke dag en verwijzen naar die stam. In een ERP heet dat bijvoorbeeld de artikelstam en de debiteurenstam. Een fout in de stam werkt door in elke transactie die ernaar verwijst.

Wat doet master data management?

Master data management zorgt dat er per relatie, product of locatie één betrouwbare versie bestaat en dat alle systemen die versie gebruiken. Dat gebeurt in vier stappen: gegevens uit verschillende bronnen matchen, dubbele records ontdubbelen, ontbrekende gegevens verrijken en het resultaat terugleveren aan de systemen die het nodig hebben. De uitkomst per object heet een golden record: de samengestelde, gecontroleerde versie die als waarheid geldt. Minstens zo belangrijk als de techniek zijn de afspraken eromheen. Wie mag een nieuwe leverancier aanmaken, wie wijzigt een artikelomschrijving, en in welk systeem gebeurt dat?

Welke domeinen vallen onder master data?

Relaties en klanten.

Namen, adressen, KvK-nummers, contactpersonen en betalingsvoorwaarden. Dit domein komt in het CRM, het ERP en vaak ook in een portaal of webshop terug, en is daarom het meest gevoelig voor dubbelingen. Welk van die twee systemen welk gegeven bepaalt, staat in het verschil tussen ERP en CRM. Gaat het om persoonsgegevens, dan vraagt de AVG bovendien dat die juist zijn en zo nodig worden bijgewerkt (artikel 5, lid 1, onder d).

Leveranciers.

Leveranciersgegevens lijken op relatiegegevens, maar hebben een eigen gebruik: inkoopvoorwaarden, bankgegevens en certificeringen. Een fout in een bankrekeningnummer raakt hier direct de betaling.

Producten en artikelen.

Artikelcodes, omschrijvingen, eenheden, gewichten en specificaties. Het ERP bevat vaak de logistieke kant, terwijl teksten en beelden voor verkoopkanalen in een PIM-systeem worden beheerd. MDM regelt welk systeem welk kenmerk bepaalt.

Locaties en assets.

Vestigingen, magazijnlocaties, machines en installaties. Bij organisaties met veel fysieke objecten, zoals in vastgoed of energie, is dit vaak het domein waar de meeste systemen op leunen.

Wat is het verschil tussen MDM, datagovernance en data-integratie?

Deze drie begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze beantwoorden elk een andere vraag. In de volgende sectie zie je per begrip wat het is, waar het over gaat, wie het doet en wat het oplevert.

Welke MDM-architecturen zijn er?

Er zijn vier gangbare opzetten, die verschillen in hoeveel zeggenschap de centrale MDM-voorziening heeft. Bij een registry blijven de gegevens in de bronsystemen en houdt de centrale voorziening alleen bij welke records bij elkaar horen. Dat is de lichtste vorm. Bij consolidatie worden gegevens centraal samengevoegd tot golden records voor rapportage, maar de bronsystemen blijven leidend voor invoer.

Bij coexistence gaan de gecontroleerde gegevens ook terug naar de bronsystemen, zodat die gelijk lopen. Bij een centrale of transactionele hub worden stamgegevens alleen nog centraal aangemaakt en gewijzigd, en lezen alle systemen daaruit. Hoe zwaarder de opzet, hoe meer grip, maar ook hoe groter de impact op bestaande processen. De meeste trajecten beginnen licht en groeien door.

Heb je een MDM-pakket nodig, of afspraken?

Een MDM-pakket lost geen afspraak op die er niet is. Zolang niemand weet wie een artikelomschrijving mag wijzigen, verplaatst een pakket het probleem alleen naar een nieuw systeem. Begin daarom met de afspraken: per domein een eigenaar, per gegevenssoort een leidend systeem, en regels voor wat een geldige waarde is. Een apart pakket wordt interessant als er veel bronsystemen zijn, meerdere domeinen tegelijk spelen of de eisen aan herleidbaarheid hoog zijn. Het is een softwarecategorie met zware implementaties. Weeg die investering af tegen wat de afspraken alleen al opleveren.

Master data management zonder apart pakket.

Veel organisaties kunnen MDM inrichten met de systemen die ze al hebben. Vaak is het ERP de logische bron voor debiteuren en artikelen, omdat daar de financiële en logistieke afhandeling gebeurt. Hoe een ERP die rol vervult, staat in wat een ERP is. Andere systemen lezen dan uit die bron in plaats van zelf een kopie bij te houden: het principe van een single source of truth.

Wat daarbij nodig is: validatie op het moment van invoer, controle op dubbelingen en koppelingen die wijzigingen doorgeven. Dat maakt MDM een onderdeel van hoe je data management inricht, en het voorkomt dat datasilo's terugkomen. Of het werkt, lees je af aan de datakwaliteit van je stamgegevens.

Kort samengevat.

Master data management is het beheren van stamgegevens, zoals relaties, leveranciers, producten en locaties, in één betrouwbare versie die alle systemen gebruiken. Het onderscheidt zich van datagovernance, dat de afspraken regelt, en van data-integratie, dat de gegevens verplaatst. MDM begint bij afspraken over eigenaarschap en een leidend systeem per gegevenssoort. Een apart pakket is pas nodig als die afspraken er zijn en het landschap te groot wordt om ze met bestaande systemen te borgen.