Wat is een productconfigurator? Definitie, werking en soorten.

Zo werkt een productconfigurator.

Een productconfigurator werkt met keuzelogica: een set regels die bepaalt welke opties bij elkaar mogen. Kies je een bepaald materiaal, dan vallen sommige maten automatisch af. Kies je een zwaardere motor, dan verplicht het systeem een steviger frame. Die conditionele regels voorkomen dat er een onmogelijke samenstelling ontstaat. Tegelijk rekent de configurator elke keuze real-time door naar een nieuwe prijs en stelt hij de bijbehorende stuklijst samen, de Bill of Materials waarin staat welke onderdelen nodig zijn.

Dit hart heet CPQ, kort voor Configure, Price, Quote: configureren, prijzen en offreren in één beweging. De koper doorloopt de opties, ziet meteen wat een keuze kost en houdt aan het eind een geldige, geprijsde samenstelling over. Geen mailtje meer naar de werkvloer met de vraag of iets zo besteld kan worden. Wat de koper op het scherm ziet, is precies wat er in productie gaat.

Het verschil met een offerteformulier.

Een productconfigurator en een offerteformulier lijken op elkaar, maar doen iets fundamenteel anders. Een formulier verzamelt input en stuurt die door naar sales, waar iemand handmatig controleert of de aanvraag klopt en er een prijs bij zoekt. Een configurator doet dat denkwerk zelf. Hij valideert de combinatie terwijl je kiest en berekent de prijs direct.

Het gevolg is dat fouten aan de voorkant verdwijnen in plaats van pas bij de controle op te duiken. Een koper kan geen raam bestellen met twee beslagopties die elkaar uitsluiten, en geen machine kiezen waarvan de motor niet bij het frame past. Bij een formulier komt zo'n fout meestal pas boven water als iemand de aanvraag nakijkt, of erger, pas in productie. Een productconfigurator maakt de foute keuze simpelweg onmogelijk.

Soorten productconfiguratoren.

Er bestaat niet één type productconfigurator. Welke bij je past, hangt af van je product, je kopers en hoe visueel of technisch de keuze is. Dit zijn de vier vormen die je het vaakst tegenkomt.

2D- en visuele configurator.

Bij eenvoudige producten volstaat een 2D-weergave. De koper wisselt kleuren, patronen of onderdelen en ziet het resultaat als platte afbeelding. Prima voor drukwerk, textiel of producten waarbij de vorm niet ingewikkeld is.

3D-productconfigurator en AR.

Voor producten waarvan de ruimtelijke vorm telt, zoals kozijnen, meubels of modulaire machines, toont een 3D-configurator het samengestelde product als roteerbaar model in de browser. Augmented Reality gaat een stap verder: met de camera van een telefoon projecteert de koper het product in zijn eigen ruimte, als laatste check voor de bestelling.

CPQ, oftewel Configure, Price, Quote.

CPQ is de motor achter elke serieuze productconfigurator. Deze laag beheert welke opties samen kunnen, welke elkaar uitsluiten en hoe de prijs zich per combinatie opbouwt. Bij complexe producten met staffels, kortingen en uitzonderingen is dit het verschil tussen een speeltje en een werkend verkoopinstrument.

Guided selling en keuzehulp.

Weet je koper niet precies wat hij nodig heeft? Dan begeleidt een keuzehulp hem met vragen naar het juiste product. Handig bij technische producten waar de koper het vakjargon niet kent, maar zijn probleem wel.

De voordelen van een productconfigurator.

Het grootste voordeel is snelheid. Een offertetraject dat eerst dagen duurde, wordt teruggebracht tot minuten, omdat de koper zelf configureert en de offerte automatisch uitrolt. Daarnaast verdwijnen samenstellingsfouten, doordat het systeem alleen geldige combinaties toelaat: geen verschil meer tussen wat er is verkocht en wat er wordt geleverd.

Er zit ook winst in conversie. Een koper die direct ziet wat iets kost en oplevert, haakt minder snel af dan iemand die op een offerte moet wachten. Verder daalt de druk op sales en support, want veel terugkerende keuzevragen beantwoordt de configurator zelf. En tot slot levert elke configuratie data op: je ziet welke combinaties populair zijn en waar kopers afhaken, informatie die je gebruikt om je assortiment en je flow te verbeteren.

Koppelingen met ERP, PIM en CAD.

Een productconfigurator die geïsoleerd staat, levert dubbel werk op. Elke configuratie moet dan alsnog met de hand worden overgetypt in je ordersysteem, en elke prijswijziging op twee plekken worden bijgehouden. Een configurator die aansluit op je bestaande systemen doet dat vanzelf.

Een koppeling met je ERP zet een goedgekeurde configuratie automatisch om in een verkoop- of productieorder, reserveert voorraad en zet de factuur klaar. Een PIM-systeem, de centrale bron van je productinformatie, zorgt dat prijzen en eigenschappen overal kloppen zodra je ze op één plek aanpast. En voor technische producten koppelt een configurator aan je CAD-omgeving, zodat de tekening automatisch meebeweegt met de keuzes van de koper. Cube bouwt deze koppelingen met systemen als AFAS, Exact en SAP.

Maatwerk of plugin?

Niet elke organisatie heeft maatwerk nodig. Een kant-en-klare plugin werkt prima bij een handvol varianten en een lineaire prijsopbouw: kies A, tel er B bij op, klaar. De grenzen komen in zicht zodra de logica ingewikkelder wordt.

Heb je conditionele regels, opties die elkaar uitsluiten, staffelkortingen of diepe koppelingen met je ERP en CAD? Dan loopt een plugin vast op zijn eigen begrenzingen, of stapelen de licentiekosten zich op naarmate je meer wilt. Op dat punt wordt een productconfigurator op maat de logische keuze: gebouwd rond jouw assortiment en prijsregels, zonder lock-in en zonder plafond op het aantal productregels.

Wanneer je een productconfigurator nodig hebt.

Een paar signalen wijzen erop dat je aan een productconfigurator toe bent. Je product kent zoveel combinaties dat niemand ze nog uit het hoofd kent. Je salesteam beantwoordt steeds dezelfde keuzevragen. Er komen producten retour omdat de samenstelling niet klopte. Of je offertetraject is zo handmatig dat het je groei afremt.

Herken je dat? Dan levert een configurator vrijwel direct rust op. De vuistregel: vanaf een stuk of tien reële combinaties, of zodra fouten en wachttijd geld gaan kosten, verdient het de moeite.

Een productconfigurator in de praktijk.

Voor opdrachtgever Direct Een Kozijn bouwde Cube een kozijnconfigurator met SVG-renders, gekoppeld aan een Data Management Platform. Kopers zien direct wat ze samenstellen, terwijl het achterliggende systeem controle houdt over producten, bestellingen, offertes en rollen. Het offertetraject dat eerder handmatig verliep, loopt nu grotendeels vanzelf. Bekijk de kozijnconfigurator voor Direct Een Kozijn voor het volledige verhaal.