Hoe een groeiende ledenvereniging haar administratie digitaliseerde.

Een vereniging met ruim 1.300 leden, volledig gedragen door vrijwilligers, hield de ledenadministratie bij in Word, Excel, WhatsApp en handgeschreven lijsten. Samen met het bestuur bouwde het team een ledenportaal met een beheeromgeving in Filament en een ledenomgeving in Livewire op één database, betalingen via Mollie en een logboek van elke actie. De administratie is nu overzichtelijker en het handmatig werk nam flink af.

Waar we aan werkten

Portaal

Leestijd

3 minuten

Sparren over jouw project? Meer info

De uitdaging: verspreide administratie en handmatig werk.

De vereniging, actief in de sportwereld en volledig draaiend op vrijwilligers, liep tegen een groeiend probleem aan. De ledenadministratie was versnipperd over verschillende tools: Word-documenten, Excelsheets, WhatsApp-groepen en losse betalingen. Alles werd handmatig verwerkt. Nieuwe leden uitnodigen, betalingen bijhouden, geld overdragen en ledenlijsten bijwerken: het kostte veel tijd en bracht onnodige risico's met zich mee. Bovendien was het overzicht vaak kwijt en lag gevoelige informatie onveilig verspreid opgeslagen.

Met een groeiend ledenbestand van ruim 1.300 mensen en meerdere inschrijvingsvormen voor diverse activiteiten, werd de noodzaak voor een gestructureerde oplossing steeds groter.

De oplossing: een ledenportaal dat past bij de vereniging.

De oplossing bestaat uit twee gescheiden, maar volledig verbonden omgevingen die samen één krachtig en flexibel systeem vormen:

Beheeromgeving (Filament): speciaal ontworpen voor beheerders
Ledeninterface (Livewire): de persoonlijke omgeving voor alle leden

Beide werelden communiceren real-time via een centrale database. Daardoor werkt iedereen van leden tot beheerders altijd met de meest actuele gegevens. Deze opzet maakt het mogelijk om de ervaring per doelgroep optimaal in te richten: beheerders hebben overzicht en controle, leden ervaren gemak en snelheid.

Voor beheerders: grip, overzicht en flexibiliteit.

Beheerders van het portaal, de bestuursleden, beheren vanuit hun eigen omgeving de volledige ledenadministratie. Ze kunnen ledenlijsten exporteren, gegevens aanpassen en activiteiten aanmaken, zoals groepsuitjes en vrijwilligersbijeenkomsten. Per activiteit is instelbaar voor welke groep deze zichtbaar is, of er voorrang geldt voor bepaalde leden (zoals vrijwilligers), en of er een limiet of betaling aan verbonden is.

Mollie integratie

Dankzij de integratie met Mollie worden betalingen direct en veilig verwerkt. Dat maakt handmatige controles en contante geldstromen overbodig. Een logboek registreert alle handelingen van beheerders, wat zorgt voor meer transparantie en controle.

Ontdek Mollie

Voor leden: inzicht en gemak.

Via een persoonlijke interface kunnen leden hun gegevens beheren en eenvoudig inschrijven voor activiteiten. Ze zien meteen wat beschikbaar is, inclusief alle relevante informatie zoals datum, locatie en kosten. Zodra een nieuwe activiteit openstaat voor hun profiel, krijgen ze automatisch een e-mailmelding.

Het systeem houdt rekening met de rol van het lid binnen de vereniging en toont alleen activiteiten waarvoor inschrijving mogelijk is. Inschrijvingen zijn inzichtelijk en aanpasbaar. Door de koppeling met Mollie is ook de betaalstatus direct zichtbaar. Alles verloopt soepel en zonder onnodige risico’s.

Eén bron van waarheid: veilig, betrouwbaar en transparant.

Het ledenportaal is ontworpen voor eenvoud, maar ook voor veiligheid. Alle gegevens worden centraal en volgens strikte beveiligingsnormen beheerd (ISO 27001). Dankzij het activiteitenlog is precies zichtbaar wie wat heeft gedaan. Voor de beheerders is er een duidelijke set spelregels opgesteld, zodat iedereen verantwoord met het systeem werkt.

De resultaten: minder handmatig werk, meer overzicht.

Sinds de lancering is het portaal intensief in gebruik. De administratie is overzichtelijker, fouten worden sneller opgemerkt en het aantal handmatige handelingen is flink gedaald. Ledenlijsten kunnen nu direct geëxporteerd worden, compleet met unieke kenmerken zoals relatienummers. De vereniging werkt efficiënter en biedt haar leden een betrouwbare en professionele omgeving.

Ook relevant voor andere verenigingen.

Deze aanpak is niet alleen geschikt voor vereniging, maar ook voor sportclubs, studentenverenigingen, buurtorganisaties of jongerenorganisaties. Overal waar ledenbeheer, inschrijvingen en betalingen samenkomen, biedt een portaal als dit uitkomst: minder risico’s, minder werk, meer grip.

Tech builds

Gebouwd op de techstack van vandaag en morgen.

Bekijk alles

Mollie

Mollie biedt een zorgeloze betalingsoplossing voor online winkels en apps, met verschillende betalingsopties en terugkerende betalingen. Het zorgt voor veilige, gebruiksvriendelijke transacties en transparante kosten, waardoor het ideaal is voor elk bedrijf.

Filament

Filament is een krachtig open-source PHP-framework voor het bouwen van administratieve interfaces en dashboards. Het integreert gemakkelijk met Laravel en stelt ontwikkelaars in staat snel gebruiksvriendelijke backends te creëren.

Laravel

Laravel, een toonaangevend PHP-framework, versnelt de ontwikkeling met tools zoals Eloquent ORM, Blade templating en ingebouwde beveiligingsfuncties. Het vormt een efficiënte en betrouwbare basis voor het bouwen van webapplicaties.

Statamic

Statamic, een open-source CMS, functioneert zonder databases en staat daarmee garant voor snelheid en veiligheid. Het systeem biedt gebruiksvriendelijke functies, lage kosten en sterke integratiemogelijkheden voor verschillende webprojecten.

Alpine JS

Alpine.js is een JavaScript-framework dat het eenvoudig maakt om interactieve elementen aan je webpagina’s toe te voegen zonder complexe overhead. Het biedt een intuïtieve syntaxis voor dynamische en responsieve gebruikersinterfaces.

JavaScript

JavaScript vormt de kern van dynamische en interactieve webpagina’s. Deze taal maakt het mogelijk om animaties, formuliervalidaties en complexe interfaces te creëren, wat resulteert in functionele en visueel aantrekkelijke webapplicaties.

Vue.js

Vue.js, een innovatief JavaScript-framework, stelt je in staat om dynamische en interactieve webapplicaties te creëren. Het biedt niet alleen snelheid en flexibiliteit, maar ook een modulaire architectuur die geschikt is voor zowel eenvoudige als complexe projecten. De uitstekende documentatie en prestaties maken het extra aantrekkelijk.

Ons team. Ofja, eigenlijk hun team.

Amber Stuivenberg, projectmanager bij Cube

Amber Projectmanager

Goed in padel, sociaal en met een flinke dosis humor. Als projectmanager bij Cube brengt Amber techniek en opdrachtgever samen en zorgt ze dat projecten soepel verlopen. Sportief en nieuwsgierig, altijd klaar voor een nieuwe uitdaging en om samen met het team mooie resultaten te boeken.

Bart Developer

Of hij nu op de judomat staat of op kantoor: Bart brengt energie en humor mee. Altijd goedgehumeurd, scherp van geest en een collega waar je op kunt bouwen.

Bernard Developer

Tukker, liefhebber van squash, PSV en fotografie tijdens het gouden uur. Bernard werkt al jaren met code en let daarbij niet alleen op functionaliteit, maar ook op lees- en testbaarheid. Rustig, nauwkeurig en altijd gericht op mooie en goed werkende oplossingen.

Bob ten Vergert - Security officer bij Cube - Oldenzaal

Bob Test Engineer | Security & Privacy

Uiteraard moet er iemand controle houden op de AVG, kwaliteit & veiligheid. Met overtuiging en punctualiteit waarborgt onze Test Engineer en Security & Privacy Officer, Bob deze facetten.

Demi Weustink - Office Manager bij Cube - Oldenzaal

Demi Officemanager

Met een nuchtere blik en organisatorisch talent is Demi de aanpakker die ervoor zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt. Haar flexibiliteit en mensgerichte aanpak maken haar onmisbaar als Officemanager.

Dennis Hofs, Full-stack developer bij Cube Oldenzaal

Dennis Full Stack Developer

Met zijn enorme kennis en doorzettingsvermogen weet hij complexe vraagstukken op te lossen, terwijl hij altijd betrokken en pragmatisch te werk gaat. We zijn dan ook blij om iemand als Dennis in ons team te hebben.

Guus Oude Kotte - Back-end Developer bij Cube - Oldenzaal

Guus Full Stack Developer

Echte Twentse nuchterheid, dat ga je vinden bij Guus. Een toegankelijk en open persoon, een rots in de branding voor ons team.

Jarno Rutjes - Business Director bij Cube - Oldenzaal

Jarno Business Director

Zo fanatiek als Jarno in de sportschool en op de tennisbaan staat, zo zet hij zich ook in binnen Cube. Zijn kracht? Meedenken met de business van opdrachtgevers en bedrijfsprocessen tot in de kern doorgronden.

Jarno Witjes - Back-end Developer bij Cube - Oldenzaal

Jarno Back-end Developer

Een echte vakman, Jarno komt elke afspraak na en levert betrouwbare resultaten.

Jasper Lanting - Projectmanager bij Cube - Oldenzaal

Jasper Developer

Met zijn achtergrond is hij de perfecte schakel tussen het ontwikkelteam en onze projectmanagers. Dankzij zijn ervaring in beide rollen weet hij precies hoe hij bruggen kan slaan. Sociaal, gestructureerd en een echte teamplayer: een topper om erbij te hebben.

Jenne Morsink - Digital Marketeer bij Cube - Oldenzaal

Jenne Marketing Manager

Met zelfvertrouwen en een scherpe pen brengt Jenne elke boodschap krachtig over. Ze weet precies hoe ze impact maakt.

Jeroen Mager - Back-end Developer bij Cube - Oldenzaal

Jeroen Back-end Developer

Net als in jujutsu, de sport die Jeroen beoefent, geldt ook bij Cube: Jeroen denkt vooruit en handelt trefzeker.

Job CEO | Directie

Als oprichter van de organisatie begint Job zijn werkdag vol trots. Trots op het Cube-team, op wat we samen hebben bereikt en vol energie om onze ambitieuze doelen te realiseren.

Joost Tech Lead | Team Pentagon

Een expert in app development, die zijn kennis graag deelt! Met een grote interesse in anderen en een vastberaden houding is Joost een aanwinst voor elk project.

Jordy ten Elsen - Tech Lead Developer bij Cube - Oldenzaal

Jordy Software Architect

Met een flinke dosis (badeendjes)humor overziet Jordy elke situatie perfect. Je hoeft nergens achteraan, want hij heeft altijd alles onder controle.

Justin Buhrmann - Full-stack Developer bij Cube - Oldenzaal

Justin Tech Lead | Team Hexagon

Als er iemand is op wie je binnen het team kunt rekenen, dan is het zeker Justin! Met zijn verantwoordelijkheidsgevoel straalt hij rust uit naar zijn collega's.

Kevin Veldscholte- Developer bij Cube - Oldenzaal

Kevin Developer

Met zijn vrolijke instelling en frisse blik is Kevin uitgegroeid tot een waardevolle kracht. Hij beschikt over veel vakkennis en zet deze dagelijks efficiënt in.

Laura Spierings - Digital Designer bij Cube - Oldenzaal

Laura Digital Designer

Een creatieve en nieuwsgierige professional met een passie voor design en FC Twente. Vrolijk, enthousiast en altijd in voor een goed gesprek, zo brengt zij zowel sfeer als kwaliteit in haar werk.

Maartje Harms - Content marketeer bij Cube - Oldenzaal

Maartje Content Marketeer

Of het nu gaat om een pakkend beeld of een meeslepende video, Maartje combineert creativiteit, openheid en eerlijkheid om verhalen te vertellen die verbinden.

Mans Booijink, operations manager van cube

Mans Operations Manager

Met een flinke dosis enthousiasme richt Mans zich dagelijks op het optimaliseren van processen en werkwijzen. Samenwerking staat centraal, met als doel samen mooie resultaten te behalen.

Marcus Projectmanager

Marcus brengt met zijn sociale karakter en enthousiasme een fijne energie in het team. Een echte matchwinner, niet alleen binnen Cube maar ook op de tennisbaan!

Marleen Poorthuis, projectmanager bij Cube

Marleen Projectmanager | Team Lead Octagon

Met haar nuchtere aanpak en een bak aan technische kennis maakt Marleen elk project tot een succes. Als gedreven Projectmanager helpt ze Team Octagon continu vooruit.

Mart Nijland - Front-end Developer bij Cube - Oldenzaal

Mart Front-end Developer

Met oprechte interesse bouwt Mart front-end ervaringen die eruit springen. Een nauwkeurig persoon met wie samenwerken altijd prettig is.

Melanie Projectmanager | Team Lead Hexagon

Dankzij Melanie's procesmatige aanpak blijft niets liggen en komt alles samen binnen de projecten. Met haar enthousiasme neemt ze het team hierin mee.

Mick Tech Lead | Team Nexus

Mick werkt als Tech Lead nauw samen met collega’s en opdrachtgevers om tot praktische en slimme oplossingen te komen. Met een sterke focus op communicatie en het toepassen van AI draagt hij bij aan steeds efficiëntere werkprocessen.

Nicky Projectmanager | Team Lead Nexus

Nicky brengt mensen samen, houdt overzicht en zorgt dat plannen werkelijkheid worden. Met haar creatieve blik en nuchtere aanpak stuurt ze projecten soepel naar het gewenste resultaat. Altijd leergierig en scherp op de inhoud.

Onno Scheuten - Business Controller bij Cube - Oldenzaal

Onno Business Controller

Met oog voor detail en een talent voor cijfers zorgt Onno dat elke komma en decimaal klopt. Gestructureerd en gedisciplineerd - zowel op kantoor als op de tennisbaan, waar precisie en strategie samenkomen.

Remi Software Architect

Met een passie voor het overbrengen van zijn expertise aan collega's en opdrachtgevers, staat Remi binnen Cube bekend als dé mentor van het team – of zoals velen hem noemen: 'de Padre'.

Rogier Lohuis, Business Consultant bij Cube

Rogier Business Consultant

Rogier spreekt zowel de taal van onze opdrachtgevers als die van onze developers. Het doorgronden van processen? Daar is hij een kei in!

Rosan van Oers - Manager People & Organization bij Cube - Oldenzaal

Rosan Manager People & Organization

Rosan is de verbindende kracht binnen ons team. Betrokken, oprecht en punctueel - dé vraagbaak die mensen samenbrengt en de organisatie soepel laat draaien.

Roy Teusink - Javascript Developer bij Cube - Oldenzaal

Roy Full Stack Developer

Roy heeft van zijn hobby zijn beroep gemaakt, met een passie voor programmeren en een oog voor detail. Een rustige, uiterst gedegen developer die zijn werk perfect voor elkaar heeft.

Ruben Assink - Full-stack Developer bij Cube - Oldenzaal

Ruben Full Stack Developer

Ondernemend en gestructureerd: Ruben is een developer met visie.. en voor een potje darten in de pauze is hij altijd te porren!

Ruben Vaalt - Digital Designer bij Cube - Oldenzaal

Ruben Digital Designer

Een Digital Designer die innovatie en structuur combineert, waar zijn werk niet alleen mooi, maar vooral functioneel en doelgericht is.

Sander Bekkedam - Developer bij Cube - Oldenzaal

Sander Developer

Met een indrukwekkende hoeveelheid kennis voor zijn leeftijd en een sportieve instelling is Sander een betrokken en energieke kracht binnen elk project.

Stijn Lammerink - Javascript Developer bij Cube - Oldenzaal

Stijn Front-end Developer

Een sociale Front-end Developer die van structuur houdt en altijd het overzicht bewaart. Een waardevolle collega binnen ons team – niet alleen op de werkvloer, maar ook bij de vrijdagmiddagborrels!

Tamara Business Consultant

Tamara weet met haar energie en creatieve denkkracht elk vraagstuk om te zetten in nieuwe kansen.

Thomas Meulenbroek - Back-end Developer bij Cube - Oldenzaal

Thomas Back-end Developer

Een kundige Back-end Developer met een sociale instelling. Of het nu gaat om het doorgronden van een issue, pingpong of een potje voetbal op het plein: hij speelt altijd op hoog niveau.

Tom Tech Lead | Team Octagon

Denk je aan snelheid? Dan denk je aan Tom! Of het nu gaat om snelle auto's of racen op de kartbaan: als het maar hard gaat. De innovatieve techniek in deze branche past dan ook perfect bij hem.

Wesley Projectmanager

Met zijn IT-ervaring in ERP-software als consultant en projectmanager helpt Wesley klanten graag bij het realiseren van slimme automatisering en digitalisering als waardevolle aanvulling op hun ERP- en CRM-systeem.

Beheerders kunnen nu declaraties goedkeuren, locaties toevoegen en roosters automatisch laten genereren.

Jouw eigen ledenportaal realiseren?

Jij kent je leden. Wij bouwen het portaal dat daarbij past. Sparren over jouw project? Neem vrijblijvend contact op voor een gesprek waarin we concrete inzichten geven die passen bij jouw situatie.