Urenregistratie software legt vast wie hoeveel tijd aan welk project, welke opdrachtgever of welke taak heeft besteed. Die gegevens voeden vervolgens de facturatie, de salarisadministratie en de rapportage over projectvoortgang. Er bestaan losse pakketten voor, maar urenregistratie zit ook vaak als module in projectsoftware, een ERP-systeem of een HR-pakket.
Wat doet urenregistratie software?
Urenregistratie software registreert bestede tijd en maakt die tijd bruikbaar voor wat erna komt. In de kern doet het drie dingen: uren vastleggen, uren goedkeuren en uren doorgeven aan het systeem dat er een factuur, een salarisstrook of een rapportage van maakt. Het invoeren zelf is het eenvoudigste deel. De waarde ontstaat in de stap daarna. Zodra uren het registratiesysteem verlaten, moeten ze langs een tarief, een contract of een budget voordat er iets mee kan gebeuren. Daar zitten de verschillen tussen pakketten, en daar lopen organisaties in de praktijk ook vast.
Welke soorten urenregistratie software zijn er?
Urenregistratie komt in vier vormen voor: als losstaand pakket, als onderdeel van projectsoftware, als module in een ERP- of HR-systeem, en als functionaliteit binnen een maatwerkapplicatie. Welke vorm past, hangt minder af van het aantal medewerkers dan van de vraag waar de uren vandaan komen en waar ze naartoe moeten.
Losse tijdregistratie.
Een zelfstandig pakket dat één ding doet: tijd bijhouden. Vaak met een timer, een mobiele app en een simpele export. Snel in gebruik en goedkoop, en geschikt zolang de uren binnen dat ene systeem beginnen en eindigen. Zodra er gefactureerd of verloond moet worden, komt er een export of een koppeling bij kijken.
Urenregistratie in projectsoftware.
In projectsoftware en PSA-pakketten zit urenregistratie als onderdeel van een groter geheel: offerte, project, planning, uren en factuur in één omgeving. Voor dienstverlenende organisaties is dit de meest gekozen vorm, omdat het uur direct aan een project en een tarief hangt.
Urenregistratie in een ERP- of HR-systeem.
In productie, techniek en zorg zit urenregistratie vaker in het ERP-systeem of het HR-pakket. De uren zijn daar geen projectadministratie maar een productiegegeven of een personeelsgegeven: ze horen bij een werkorder, een machine, een dienst of een rooster. In dit segment kom je in Nederland vooral AFAS, Exact en Visma tegen, en voor de salarisadministratie ook Nmbrs. Wat een ERP-systeem verder omvat, staat in het artikel over bedrijfssoftware. Loopt de urenmodule van zo'n pakket tegen een grens aan, dan is maatwerk op je ERP de gebruikelijke route.
Urenregistratie op maat.
Bij maatwerk zit de urenregistratie in de applicatie waar het werk zelf ook in staat: een planningssysteem, een servicedeskomgeving of een portaal. De medewerker registreert niet apart uren, maar rondt een taak af waar de tijd aan vastzit. Dit is de vorm die het minst vaak vooraf wordt overwogen en achteraf het vaakst blijkt te passen.
Welke functies heeft urenregistratie software?
De meeste pakketten bieden dezelfde basis: uren invoeren per dag of per week, uren toewijzen aan een project of opdrachtgever, en een overzicht per medewerker. Daarboven verschilt het aanbod flink. Dit zijn de functies die in de praktijk het verschil maken.
Goedkeuringsstroom. Een leidinggevende of projectleider keurt uren goed voordat ze doorgaan naar facturatie of salaris.
Tarieven en toeslagen. Een uurtarief per medewerker, per rol, per opdrachtgever of per soort werk, met toeslagen voor avond, nacht en weekend.
Budgetbewaking. Een signaal wanneer een project of een strippenkaart richting het afgesproken aantal uren loopt.
Facturatie. Van goedgekeurde uren een conceptfactuur maken, of ze doorzetten naar de boekhouding.
Verlof en verzuim. Verlofaanvragen, saldi en ziekmeldingen in hetzelfde systeem, zodat het urenoverzicht compleet is.
Rapportage. Declarabiliteit, bestede tijd per project en de afwijking tussen begroot en gerealiseerd.
Mobiele invoer. Uren schrijven op locatie, bij monteurs en buitendienst vaak de doorslaggevende functie.
Hoe worden uren geregistreerd?
Er zijn vier manieren, en ze sluiten elkaar niet uit. Handmatig invoeren achteraf is het meest gebruikt en het minst nauwkeurig. Een timer die je start en stopt levert preciezere gegevens op, maar vraagt discipline. Registreren vanuit de planning betekent dat geplande tijd de basis is en de medewerker alleen afwijkingen doorgeeft.
De vierde manier is afleiden uit een ander systeem: uit een ticket dat wordt afgesloten, een werkorder die gereed wordt gemeld of een rit die is afgerond. Dan hoeft niemand uren te schrijven, want de handeling zelf levert de tijd op. Dat werkt alleen als het systeem waarin het werk gebeurt en het systeem dat de uren verwerkt met elkaar praten.
Ben je verplicht om uren te registreren?
Ja. Artikel 4:3 lid 1 van de Arbeidstijdenwet bepaalt dat een werkgever "een deugdelijke registratie ter zake van de arbeids- en rusttijden" voert, zodat toezicht op naleving mogelijk is. De Nederlandse Arbeidsinspectie stelt daarbij dat die gegevens minimaal 52 weken bewaard moeten blijven, op grond van artikel 3.2:1 van het Arbeidstijdenbesluit.
De wet schrijft geen systeem voor. Een deugdelijke registratie mag op papier, in een spreadsheet of in software staan, zolang de arbeids- en rusttijden controleerbaar zijn. In de praktijk is software de enige vorm die dat over een jaar heen zonder gaten volhoudt. Bron: Werkinstructie Arbeidstijdenwet, Nederlandse Arbeidsinspectie, 2 september 2025.
Aan welke systemen koppel je urenregistratie?
Urenregistratie is zelden een eindpunt. Vier koppelingen komen het vaakst voor: naar de boekhouding voor de facturatie, naar het salarissysteem voor de verloning, naar het systeem waar het werk ontstaat, en naar een omgeving waar iemand anders de uren moet kunnen zien.
Die laatste wordt onderschat. Een dealer die wil zien hoeveel uren er nog op zijn servicecontract staan, of een opdrachtgever die zijn bestede uren wil inzien, heeft geen urenpakket nodig maar een portaal dat die gegevens ophaalt. De uren blijven staan waar ze staan; wat erbij komt is de verbinding. Hoe die verbinding werkt, staat op de pagina over de ERP-koppeling.
Wanneer volstaat een standaardpakket en wanneer is maatwerk nodig?
Een standaardpakket volstaat als uren binnen één systeem beginnen en eindigen, je tarieven eenvoudig zijn en alleen je eigen organisatie de cijfers hoeft te zien. Dat is bij de meeste organisaties het geval, en dan is zelf bouwen wat een ander voor een maandbedrag levert geen goed idee.
Maatwerk wordt interessant zodra uren in een ander systeem ontstaan dan waar ze verwerkt worden, zodra er een rekenregel tussen uur en factuur zit die het pakket niet kent, of zodra iemand buiten je organisatie de uren moet kunnen inzien. In die gevallen blijft het urenpakket meestal gewoon staan en komt er een laag omheen. De bredere afweging staat in het artikel over standaardsoftware of maatwerk.
Waar let je op bij de keuze?
Vier vragen bepalen de uitkomst, en ze gaan geen van alle over het invoerscherm.
Waar ontstaan de uren? In één systeem of in meerdere? Bij meerdere: welk systeem is leidend?
Wat gebeurt er tussen uur en factuur? Schrijf elke tussenstap op, inclusief de handmatige. Dat lijstje is je requirementslijst.
Wie moet de uren terugzien? Alleen intern, of ook opdrachtgevers, dealers of onderaannemers?
Wat geeft de API vrij? Niet of een pakket koppelbaar is, maar welke velden je mag ophalen, hoe vaak, en of je ook mag wegschrijven.
Urenregistratie op maat bij Cube.
Cube bouwt zelden een urenregistratiepakket, maar meestal wel de laag eromheen: uren ophalen uit het systeem waar het werk gebeurt, er de juiste tariefregels op toepassen en het resultaat doorzetten naar de boekhouding of naar een portaal. Het bestaande pakket blijft daarbij staan, wat een migratie scheelt.
Zit het knelpunt eerder in het proces dan in de software, dan is de route via bedrijfsprocessen automatiseren het logische startpunt.
Kort samengevat.
Urenregistratie software legt bestede tijd vast en geeft die door aan facturatie, salaris en rapportage. Het komt voor als los pakket, als module in projectsoftware, als onderdeel van een ERP- of HR-systeem en als functionaliteit in een maatwerkapplicatie. Registreren is in Nederland verplicht, maar de wet schrijft geen systeem voor. De keuze tussen standaard en maatwerk wordt niet bepaald door het invoerscherm, maar door wat er tussen het uur en de factuur gebeurt.
Benieuwd hoe urenregistratie in jouw systemen past? Plan een vrijblijvend gesprek.
Dit sluit mooi aan...
Wat is bedrijfssoftware? Definitie, soorten en voorbeelden
Welke soorten bedrijfssoftware er zijn, en wanneer een standaardpakket gaat knellen.
Wat is ERP?
Waar de term voor staat, hoe een ERP werkt en waarin het verschilt van CRM, WMS en PIM.
Wat is een API-koppeling?
Het verschil met een API en een webhook, en wat een koppeling in de praktijk vraagt.
Vragen over urenregistratie? Geen probleem.
Software die vastlegt wie hoeveel tijd aan welk project of welke taak besteedt. Die registratie voedt vervolgens de facturatie, de salarisadministratie en de rapportage over projectvoortgang.
Ja. Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers tot een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden. Die gegevens moeten minimaal 52 weken bewaard blijven. De wet schrijft geen specifiek systeem voor.
Vier vormen: een losstaand tijdregistratiepakket, een module in projectsoftware, een onderdeel van een ERP- of HR-systeem, en urenregistratie ingebouwd in een maatwerkapplicatie.
Ja. Veel urenpakketten bieden een API waarmee goedgekeurde uren als factuurregels naar de boekhouding gaan. Dat scheelt de maandelijkse export- en importstap.
Als uren in een ander systeem ontstaan dan waar ze verwerkt worden, als je tariefstructuur rekenregels bevat, of als opdrachtgevers hun bestede uren zelf moeten kunnen inzien.